Uma maneira de nos organizarmos para ganharmos tempo é juntarmos tarefas semelhantes. No dia-a-dia já fazemos isso como quando tratamos de vários assuntos na rua ou compras no mesmo dia.

No trabalho também podemos fazer isso juntando vários assuntos semelhantes e tratando-os todos de uma vez em lote (batch).

Hoje deixo-lhe uma sugestão para fazer isto com tarefas que chegam por e-mail.

Por exemplo, imagine que recebe vários e-mails que requerem o mesmo tipo de tratamento ou serem tratados na mesma altura. Crie uma pasta onde vai colocando esses e-mails e no momento certo vá lá tratar.

Vou dar-lhe alguns exemplos no meu caso:

  • Pasta onde coloco as faturas de despesas profissionais que me chegam por e-mail. No fim do mês processo esses e-mails, junto as faturas e envio à contabilista.

  • Pasta onde coloco por exemplo vários orçamentos que estou a analisar. Quando tiver todos os orçamentos, faço a análise.

  • Pasta onde coloco todas as confirmações de pagamentos ou pedidos de inscrições em cursos e uma ou duas vezes por dia trato de tudo de uma vez.

Nalguns casos até se pode tirar partido das regras que colocam automaticamente os e-mails nessas pastas. A única coisa que precisa de garantir é que se lembra de fazer esse processamento.