Esta semana descobri uma coisa que me vai fazer poupar muito tempo no meu trabalho

É uma das estratégias que trabalho por exemplo nas formações de gestão de tempo que facilito: levar as pessoas a refletirem como podem simplificar ou automatizar tarefas recorrentes que realizam. Nesse sentido, o uso da tecnologia pode fazer diferenças muito significativas.

Vou contar-lhe a situação que vivi esta semana. Eu escrevo todos os artigos do blog, como este que está a ler agora, num ficheiro Word e depois copio esse texto para o blog (que é feito com base no WordPress). Só que quando colo o texto do blog a formatação original (títulos, pontos, etc.) fica transformada e por isso na maior parte dos casos preciso de fazer a formatação toda novamente.

Eu sei que não parece um grande esforço mas é algo que faço todas as semanas e muitas vezes leva a enganos.

Até que esta semana estava a fazer uma tarefa muito semelhante mas com muito maior volume de trabalho: introduzir textos relativos a um curso online que vou lançar muito em breve.

Enfadada com a tarefa e a começar a prever o tempo que isso me ia demorar porque o texto tinha uma formatação complexa, resolvi parar e procurar uma solução mais inteligente do que fazer isso à mão (se trabalha com o WordPress e quer incluir textos do Word sem perder a formatação instale o plugin mammoth…estou maravilhada!).

Mas na realidade às vezes estamos tão habituados a fazer uma tarefa de uma maneira que não paramos para pensar se podemos fazê-la de um modo mais rápido.

Para mim a motivação acontece muitas vezes quando, por alguma razão, preciso de repetir várias vezes a tarefa que normalmente até nem leva muito tempo mas que se repetida várias vezes pode produzir um volume de trabalho considerável. Nessas alturas encontro soluções para simplificar e automatizar a tarefa.

Só que não devia ser preciso chegar a esses cenários extremos.

Se pensarmos no tempo que ao longo destes anos eu já perdi a formatar os artigos no blog…ora se por cada artigo com este plugin eu ganho cerca de 15 minutos … 4 artigos por mês…12 meses por ano…quase 5 anos…podia ter poupado cerca 60 horas de trabalho.

Fora o tempo usado para fazer o mesmo tipo de tarefa para, por exemplo, os cursos online.

Impressionante!

Bem, agora que acabei de escrever este artigo vou usar o plugin para o introduzir no blog.

E deixo-lhe o convite para fazer uma lista das tarefas recorrentes, que até não gastam muito tempo a realizar mas que realiza com frequência. E depois identifique em estratégias para as simplificar e automatizar (por exemplo procure no Google ou fale com colegas).