Tenho escrito estes dias sobre o tema do teletrabalho devido à atualidade do tema. O que podem os gestores fazer para as ajudarem a ser produtivas no contexto atual trabalhando em casa? São algumas ideias sobre isso que trago hoje.

E antes de continuar, ressalvo que estas estratégias são aplicáveis a muitos dos meus clientes, cujo trabalho se faz com o computador e que por isso pode ser realizado onde quer que se estejam o que facilita o teletrabalho.

Atividades que não podem ser realizadas a partir de casa

Vou por isso começar pelos trabalhos que não podem ser realizados a partir de casa pela inerência da atividade.

O que fazer com essas pessoas?

Em primeiro lugar, deixar as pessoas descansarem e lidarem com isto também está em cima da mesa.

Outra coisa é promover que algum deste tempo seja usado para fazer as coisas para as quais nunca há tempo como por exemplo despacharem atividades mais administrativas, limparem o email, ou aprenderem alguma competência participando em cursos online ou lendo um livro.

Neste caso, pode ajudar não só a fomentar a aprendizagem como ao mesmo tempo ajudar as pessoas a lidarem com esta fase, promover a criação de grupos de trabalho/estudo em que há o compromisso diário de as pessoas trocarem impressões ou falarem sobre o que estão a aprender (de seguida partilho tecnologias que facilitam a comunicação de grupos à distância).

Ou mesmo, usando estas ferramentas de comunicação, facilitar a reflexão e brainstorming em grupo para resolver problemas internos.

Atividades que podem ser realizadas a partir de casa: os desafios

Para aqueles que fazem trabalho que pode ser completamente realizado remotamente, quais os maiores desafios neste momento?

1. Terem as ferramentas necessárias para fazerem o seu trabalho;
2. Manterem a comunicação para o trabalho em equipa necessário;
3. Criarem foco ao longo do dia para fazerem o trabalho;
4. Lidarem com a incerteza desta fase, o que tem impacto no foco.

O que podem os gestores fazer para lidar com estes desafios?

Atividades que podem ser realizadas a partir de casa: estratégias

Ferramentas

É importante as pessoas terem as ferramentas informáticas e acessos à informação que precisam. À partida quem trabalha com um portátil já tem isso garantido.

Quando outros recursos não estão disponíveis precisam de se adaptar, planear de acordo ou rever prioridades.

Além das ferramentas de uso normal, é muito importante os gestores promoverem o uso de ferramentas para facilitar a comunicação que talvez não sejam tão usadas no escritório. Aqui devem mostrar dando o exemplo da sua utilização e facilitar que todos usem a mesma.

Skype: cada vez uso menos pois tenho tido más experiências com qualidade de ligação enquanto que outras funcionam mas é provavelmente a ferramenta que a maior parte das pessoas está habituada.

Whereby: uma solução grátis para reuniões até 4 pessoas. Precisa só de criar uma conta e enviar o link da sala aos participantes. Não precisam de instalar nada. É o que uso para reuniões com uma ou duas pessoas. Permite partilhar o ecrã e tem chat para partilha de alguma informação escrita. Pode ser uma solução de boa qualidade para interação com uma equipa pequena.

Zoom (é a que uso para os cursos em videoconferência pois permite reunir mais pessoas e tem funcionalidades úteis para criar outro tipo de dinâmicas em grupo): a versão grátis não tem limite de participantes mas tem o limite de duração de 40 minutos. Ao fim de 40 minutos a reunião é desligada. Já vi pessoas a usarem esta opção e todos se ligam de novo no mesmo link. A licença mensal são 13.99€/mês se pagar mensalmente, ou seja, não precisa de subscrever todo o ano. O Zoom, tal como o whereby, permite partilhar o ecrã e tem chat. Pode ser usada para reuniões de equipas maiores.

Whatsapp no computador: algumas pessoas desconhecem que podem usar o whatsapp no computador. Não permite chamadas mas é mais fácil escrever usando o teclado e pode partilhar ficheiros. Precisa sempre de ter o telemóvel ligado à rede para poder usar no computador.

Slack: é uma ferramenta de chat usada por muitas empresas para substituir o Skype e o email permitindo organizar as conversas e manter as pessoas informadas.

Uma nota: para as soluções com vídeo, aconselho o uso de auriculares (os que agora normalmente vêm com os telemóveis são suficientes) para evitar feedback, incomodar menos quem está à volta, melhorar o som e evitar a falta de sincronização entre a voz e a boca para reuniões mais longas (ainda não percebi porque isto acontece às vezes mas acontece). Garanta que tem luz suficiente e não está em contraluz. Pode ser suficiente colocar um candeeiro em cima da mesa.

Clareza na definição de tarefas e prazos

É essencial haver ainda mais clareza na definição de tarefas e prazos pois isso contribuí para ajudar as pessoas a manterem o foco.

Também ajuda usar ferramentas informáticas para gestão tarefas, prazos, responsabilidades, comunicação e atualização do estado das tarefas. Se não usa vale a pena avaliar isto. Se tem algum tempo livre agora, aproveite para explorar estas ferramentas.

Também é importante fazer contacto individual diário para pontos de situação do trabalho e também ouvir as pessoas (e as suas preocupações) o que contribui para ir aferindo o estado emocional da equipa e fazê-las sentirem-se acompanhadas. Neste caso aconselho a que o faça usando uma solução com câmara que facilita a conexão. O whatsapp ou outras das ferramentas que referi antes podem ser a solução.

Promover o contacto dentro das equipas

Usando uma das ferramentas que referi acima, promova reuniões de equipa ou que se mantenham em contacto constante se isso for uma necessidade (embora isso possa ser um modo das pessoas se desfocarem). O chat do whatsapp no computador ou o slack podem ajudar nisso.

Seja qual for a solução, experimente uma e promova que todos usem a mesma.

Promova também momentos de comunicação informal e pessoal. Ligarem-se todos por uns minutos para “tomar café” mantém o tipo de relação que já existe no escritório e permite uma partilha das dificuldades e medos que cada um está a sentir e apoiarem-se mutuamente.

Inspirar-se de uma atitude de energia positiva e compaixão e apoiar aqueles que estão em dificuldades

Ser ativo em medir o estado emocional das pessoas, reconhecer as dificuldades pelas quais estão a passar  e o impacto desta fase de incerteza. Dar-lhes o apoio necessário que pode passar por lhes dar informação sobre o estado das coisas, ouvi-las, partilhar outras experiências.

Evite fazer microgestão e chamadas surpresa para ver se estão mesmo a trabalhar. Mostre que confia, que estão todos no mesmo barco e que esta será uma fase que será ultrapassada com a determinação e contribuição de todos. 

Ajudar as pessoas a manterem-se focadas

Este é um dos medos de alguns gestores: que as pessoas que trabalham em casa não produzam. Sendo que há estudos que mostram que isto não é verdade, a incerteza desta fase, o facto de alguns terem os filhos em casa e familiares doentes vai contribuir para ser mais difícil focarem-se no trabalho.

Aqui os gestores podem reconhecer esta dificuldade e assumi-lo perante as pessoas dando-lhes algumas ideias para lidarem com isso. Até deixo de seguida estratégias que pode partilhar.

Termos um espaço dedicado ao trabalho facilita. Às vezes nem precisamos de ser um escritório, mas ter uma mesa reservada a isso que passe a mensagem a nós (e aos outros) que quando ali estamos é o momento de trabalhar.

Pedir a colaboração de quem está em casa: Passarmos (com carinho) essa mensagem com quem partilhamos o espaço pedindo que esse espaço seja respeitado. Ou pelo menos alguns períodos do dia.

Vestirmo-nos: outro modo de passarmos a mensagem (a nós e aos outros) de que estamos a trabalhar é vestirmo-nos (vs. ficar de pijama) mesmo que seja roupa confortável. 🙂

Ter um horário e rotinas ajuda a mantermo-nos focados. Embora o horário possa não ser exatamente o do escritório, é necessário garantir que estamos disponíveis e contactáveis nas horas “normais” para nos podermos sincronizar com colegas.

A criação de rotinas profissionais e pessoais são essenciais para manter o foco para quem está a trabalhar em casa e lidar com dois tipos de tentações

1. Não conseguirmos parar de trabalhar: aqui ter um horário para terminar de trabalhar ao fim do dia ajuda muito.
2. Distrairmo-nos: e a estratégia aqui é reduzir as distrações e focarmo-nos no que queremos realizar.

Para aumentar o foco, podemos:

Escrever as coisas que queremos MESMO fazer no dia: Escrever no início do dia (ou no fim do anterior) o que queremos fazer nesse dia. É uma sublista da lista interminável de tarefas mas vai ajudar a trazer-nos foco durante o dia para as realizar.

Comprometermo-nos com prazos com outras pessoas como enviar algo até à hora do almoço.

Comprometermo-nos connosco mesmos o que pode ser realizado fazendo um plano para o dia criando “compromissos” na agenda para fazermos o trabalho (das 9 às 11 escrever o artigo, das 11 às 12 rever relatório). Sugiro aqui criar um segundo calendário a que podemos chamar “Planeamento” que se pode esconder ou sobrepor ao dos compromissos (por exemplo reuniões). Veja nos links como criar um segundo calendário no Google ou no Outlook.

Criar mecanismos que nos ajudem a lidar com as distrações. Aparentemente o escritor Victor Hugo trabalhava nu e pedia para não lhe darem a roupa para não poder sair de casa. Hoje podemos sair de casa sem sair através da internet. E nesta fase, esta é mais do que nunca uma fonte de distração. Além de tomarmos a decisão de que “na próxima hora vou focar-me e depois vou ver as notícias ou as mensagens” (e podemos até por um cronómetro a contar o tempo), podemos usar ferramentas que bloqueiam o acesso a apps ou sites como o Blocksite, ou o Focalfilter (Windows) ou SelfControl (Mac), ou zerowillpower (ioS).

Ajuda também ter horários para as refeições se a distração é “vou ali à cozinha ver o que há para comer”.

Podemos planear o dia com base nos nossos níveis de energia física e mental. Por exemplo, se temos menos energia depois do almoço, programamos tarefas que requeiram interação com outros como reuniões online ou telefonemas ou algo que gostemos de fazer para esse período. E podemos proteger os momentos que em que temos mais energia e concentração para fazer tarefas que requeiram concentração ou maior esforço da nossa parte.

Estas são só algumas ideias para minimizarem alguns dos desafios que vão acontecer. 

Desejo a todos foco, energia positiva e clareza para estes dias.

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