Há pequenas coisas que podemos fazer num determinado momento que, gerindo a pressa e ansiedade das pessoas que nos contactam, nos vão poupar tempo, interrupções e clarificações no futuro.

Gestão de expetativas no email

Há uma coisa muito simples que tenho observado que, se algumas pessoas com quem comunico fizessem, evitariam mais emails (meus) e telefonemas (meus)…e provavelmente de outras pessoas.

Já lhe aconteceu receber um email com uma pergunta e não poder responder logo porque não tem informação, não tomou uma decisão, precisa de feedback de alguém, precisa de fazer algo, etc.?

Por vezes sabemos que precisamos de responder a esse email e até quando o vamos fazer mas a pessoa que o enviou não adivinha se o lemos, se estamos a fazer algo e precisa de resposta. Como não tem resposta, vai voltar a enviar o email, vai telefonar, vai fazer o que está ao seu alcance para garantir que tem a resposta que precisa…e isso vai-nos fazer perder mais tempo.

Provavelmente essa pessoa deixaria de tentar obter resposta se soubesse que não está esquecido. Por isso, às vezes basta responder rapidamente ao email a dizer “respondo até ao fim da semana”, “deixe-me pensar sobre isto melhor”, “assim que tiver a informação envio”, “estou a tratar disso, assim que estiver pronto aviso”.

Simples, não é? E traz algum conforto à pessoa do outro lado gerindo a sua expetativa de resposta. E depois responde, claro!

Gestão de expetativas no telemóvel

Há dias em que não conseguimos dar respostas às chamadas no telemóvel. Há dias em que estamos por exemplo em reuniões ou em viagem e não podemos atender. Há pessoas que vão tentando ligar várias vezes, sem sucesso.

Enviar uma sms a informar que não se pode atender e que se vai retornar a chamada ajuda a que essa pessoa pare de ligar. Pode até instalar uma app no seu telemóvel que, sempre que estiver nesse “modo”, envia uma sms automaticamente a informar, por exemplo, que não pode atender e que voltará a ligar assim que puder. Costumo usar app Autoresponder (android) mas existem outras (procure por sms automático).

Venho dizer que não posso vir

Há uns anos, num encontro de pessoas, um colega apareceu para dizer que “não podia vir”. Na altura rimo-nos todos com o absurdo da situação mas na verdade, de um modo talvez um pouco excessivo, esse colega estava a gerir as nossas expetativas da sua presença. Podia ter telefonado mas achou mais simpático passar por lá pessoalmente. Talvez não precisemos de chegar a este extremo mas se há coisas simples que, trazendo a tranquilidade aos outros, vão reduzir conflitos, interrupções e nos trazer mais tempo, não será mais simples fazê-las? Por isso, da próxima vez que não puder dar logo resposta, experimente responder a dizer isso!