Muitas vezes investimos muito tempo a fazer uma coisa, verificamos todos os detalhes, ligamos o complicómetro e a nossa costela perfeccionista não nos deixa fechar a tarefa e produzir o resultado (já partilhei noutro artigo algumas estratégias para ajudar os perfeccionistas a saberem como parar). Isso toma-nos tempo que poderíamos estar a usar para fazer outras coisas, descansar e divertirmo-nos.

Por vezes procrastinamos o começar porque sentimos que não vamos conseguir fazer como queremos e isso impede-nos de por as mãos na massa e fazer algo. Falo da pessoa que precisa de ter um website para divulgar os seus serviços mas como não tem tempo para fazer o website ideal, nem faz uma página mais ou menos básica que o poderia ajudar a trazer clientes. Falo do relatório ou do livro que está há semanas a ser escrito e reescrito e ainda ninguém leu nem deu opinião. Falo do software que “ainda não está como quero” e não é testado nem se recolhe feedback dos potenciais clientes.

Muitas vezes o que está aqui em causa é no nosso ego, a imagem que temos de nós e não querermos sujeitarmo-nos à crítica dos outros. Por vezes, a crítica construtiva quando ainda não investimos muito do nosso tempo, pode ajudar-nos a identificar melhores caminhos e soluções em vez de investir tempo para nada.

Há uma estratégia que ajuda, não só a ultrapassar este fenómeno, como também a, provavelmente, reduzir o tempo de correções e a aproximar o resultado final do resultado necessário: fazer várias iterações.

Fazendo várias iterações, começamos a ter um produto (documento, software, etc.) que embora não seja perfeito já cumpre parte do seu propósito. Se o prazo terminar ou for preciso mostrar o que fez, já está numa fase em que o resultado final, como um todo, se aproxima do esperado.

Esta é também uma estratégia muito útil para avaliar as necessidades e expetativas dos clientes. Em vez de produzir o produto final e chegar nessa altura à conclusão que não percebeu o pretendido, faça protótipos e versões menos completas e vá recolhendo feedback.

Vou dar um exemplo. Em vez de fazer um relatório, começando no início e acabando…no fim 🙂 experimente adotar uma estratégia iterativa:

1. Comece por definir a estrutura do relatório (secções, subsecções). Possivelmente discuti-la com o chefe ou com a pessoa para quem o relatório se destina. Isso permite aferir expetativas quando ainda não investiu muito tempo na tarefa.
2. Para cada secção escreva SUCINTAMENTE, por TÓPICOS, o que pretende detalhar mais tarde. Repare que neste momento o relatório já começa a ter informação e até a ser possivelmente percetível por outras pessoas. Pode até perceber nesta fase que lhe falta informação, que a estrutura não é a melhor. As boas notícias são que ainda não investiu muito tempo e fazer alterações é mais fácil. Em vez de ter toda a primeira secção imaculadamente escrita e tudo o resto por fazer, começa já a ter um produto que, embora incompleto, já serve para alguma coisa.
3. Escreva o conteúdo de cada secção. Se quiser deixe a colocação de imagens para uma iteração seguinte, deixando marcado o sítio onde as pretende colocar. Se o documento for interno e isso for aceitável (e se tiver jeito para escrever à mão) considere fazer esquemas manuscritos, digitalizar (ou usar o stylus e desenhá-los logo no computador) e inseri-los no documento, como imagem final ou como indicativo para melhorar mais tarde. Muitas vezes gastamos muito tempo a fazer “bonecos”, a alinhar caixas e fontes e um esquema simples é o suficiente para comunicar a mensagem.
4. Finalmente, se for necessário, afine a formatação e detalhes visuais.

Este é um exemplo mas possivelmente tem várias atividades em que pode aplicar esta estratégia. Em quais das suas tarefas poderá ganhar em iterar a sua realização?