Os malefícios do multi-muitas-tarefas

Hoje em dia, em particular em certos ambientes de trabalho onde a cultura do “tudo para ontem” e a resposta imediata são a regra (muitas vezes refletindo uma organização e gestão deficientes), a capacidade de multitasking (fazer várias coisas ao mesmo tempo) é valorizada e premiada. As tecnologias de informação, novos gadgets e estarmos cada vez mais contactáveis têm contribuído para que o multi se multiplique. Nestes dias tão cheios de solicitações de trabalho e lazer achamos que esta é a solução para conseguirmos fazer tudo.

Tem vindo a ser estudado que a capacidade de multitasking é um mito e tem efeitos adversos na produtividade, criatividade, e equilíbrio mental e emocional, tornando-se a prazo numa desvantagem para a pessoa e para as organizações. Um estudo realizado pelo neurocientista Earl Miller, no MIT, indica até que as pessoas que acreditam ser muito boas em multitasking são aquelas que pior desempenho conseguem.

Fazer duas coisas ao mesmo tempo sem efeitos adversos é possível apenas quando uma dessas tarefas é automática, ou seja, quando não é preciso atenção para a realizar (por exemplo comer e andar) ou essas tarefas envolvem diferentes tipos de processamento (por exemplo podemos ler e ouvir música porque solicitam diferentes partes do cérebro mas as nossas capacidades diminuem se a música tiver letra pois ambas requerem os centros de linguagem do cérebro).

Quando falo dos efeitos adversos de multitasking refiro-me a tarefas cognitivas, que requerem atenção, inteligência e criatividade. O multitasking não existe: os “multitaskers” na realidade executam as várias tarefas em série, mudando rápida e sucessivamente a sua atenção entre elas, com custo no desempenho e na saúde.

As consequências negativas de multitasking têm vindo a ser estudadas e são conhecidas. Sugiro que siga as instruções descritas nas legendas das figuras que se seguem para perceber melhor quais são estas consequências.

Quanto tempo demorou a mais quando estava a trocar a escrita entre os números e as letras? Este exemplo ilustra alguns dos problemas associados a multitasking.

Numa folha escreva a frase “Multitasking demora mais tempo” e desenhe 3 linhas com espaço de cerca de 2 cm entre elas.

Meça o tempo que demora a copiar a frase e a escrever os números de 1 a 27.

Meça o tempo que demora a copiar a frase e a escrever os números de 1 a 27 mas desta vez alterne a escrita entre as letras e os números ou seja escreva M 1 U 2 L 3.

De um modo simples, as consequências de operar em modo multitask são:

Demora-se mais tempo a realizar as tarefas porque uma parte do tempo tem que ser utilizada na troca entre as tarefas, para relembrar onde se estava antes de trocar e voltar a entrar no raciocínio que estávamos a ter. Repare que, considerando o exemplo descrito nas figuras, cada vez que passava da escrita dos números para as letras tinha que entrar noutro contexto mental e verificar onde tinha ficado. Isto acontece todos os dias por exemplo quando está a escrever um email e é interrompido por um telefonema ou quando se está a escrever um relatório, a conversar no skype e a fazer a sopa. Dependendo das tarefas e dos autores há quem fale que quando fazemos multitasking demoramos cerca de mais 30% de tempo do que quando estamos completamente focados em cada uma das tarefas, em particular para tarefas complexas.

Obtemos piores resultados, fazendo o dobro dos erros: Saltamos instruções importantes, enganamo-nos nos números, fazemos acidentalmente reply-all a um email, não lemos com atenção os emails e não respondemos adequadamente ou não respondemos de todo o que obriga os outros a enviarem-no de novo ou a telefonarem. Na prática isto obriga-nos a perder mais tempo revendo ou envolvendo outros para rever ou validar o que fizemos.

Mais stress e maior dificuldade em manter um pensamento por um período de tempo mais extenso quando estamos constantemente a ser bombardeados por notificações de email, messaging, telefone e pedidos urgentes e temos dentro da nossa cabeça muitos pensamentos em simultâneo sobre o que estamos e o que temos para fazer.

Piores relações com colegas e família pois ao dividirmos a atenção com outras coisas (por exemplo estar com uma pessoa e estar a enviar sms ou numa reunião e estarmos a responder ao email) estamos na realidade a dizer-lhes que não são importantes para merecerem toda a nossa atenção.

O curioso é que há quem diga que o multitasking é viciante e que por isso, mesmo sabendo dos resultados adversos, as pessoas continuam a fazê-lo.

Em artigos no futuro vou listar algumas ideias (algumas que uso em certos contextos, outras que gostava de usar mais consistentemente) de como se pode reduzir o vício do multitasking: estratégias pessoais, de equipa e organizacionais.