Estratégias para organizações e equipas para lidar com o multitasking

Em artigos anteriores falei dos efeitos negativos de trabalhar em modo multitasking e em estratégias individuais que o vão ajudar a recuperar parte do tempo e energia perdidos. Hoje termino esta série de artigos sobre o tema multitasking com estratégias para organizações e equipas para lidar com o multitasking.

As consequências negativas do multitasking são conhecidas e mesmo assim as organizações continuam a promovê-lo mesmo que não tenham essa intenção. A capacidade de gestão e o papel da liderança pelo exemplo são essenciais para promover um ambiente onde as pessoas tenham a capacidade de se focar nas tarefas mais exigentes. As estratégias seguintes podem ser parte da cultura da empresa mas mesmo as pequenas equipas podem adotá-las.

Não seja uma fonte de interrupção.

É certo que é muito mais fácil interromper um colega, resolver o problema e passar para a tarefa seguinte do que ficar com o problema/tarefa pendurado. Não ser uma fonte de interrupção implica algum planeamento. Por exemplo:

• Anteveja a necessidade da colaboração dos outros para dar tempo a que respondam ou deem a contribuição ao seu tempo. Não envie emails urgentes a toda a hora porque isso só reflete a sua falta de organização.
• Aponte os assuntos para falar com uma pessoa para minimizar o número de interrupções. Pergunte-lhe quando podem falar e despache os assuntos todos de uma vez.
• Avalie as vantagens do uso do email em vez do telefone. O email vai dar ao outro a possibilidade de processar o assunto quando lhe for mais conveniente (embora por vezes isto implique que a resolução da questão se prolongue mais no tempo).
• Defina períodos do dia em que toda a equipa está focada e que não há interrupções.

Aloque as pessoas ao mínimo de projetos simultâneos quando possível.

Por mais que seja tentador alocar um colaborador a muitos projetos em simultâneo para que todo o tempo deste esteja a ser rentabilizado, evite-o. Lembre-se do custo em perda de tempo, qualidade e stress que isso implica. Além das tarefas desses projetos há toda a comunicação (emails, reuniões, solicitações) que tem que ser gerida. Esta mudança constante de contexto é uma das principais fontes de erros e perda de tempo. Faça uma gestão equilibrada da alocação dos seus colaboradores e vai observar que os resultados compensam.

Lidere pelo exemplo.
Se acredita que estas estratégias podem fazer diferença, aplique-as e dê o exemplo. Alguns comportamentos típicos de um líder que está preocupado em dar condições aos seus colaboradores para se focarem são:

• O líder não responde a um email segundos depois de o ter recebido, passando a mensagem que é essa a expectativa de comportamento que tem.
• O líder não pede com frequência respostas ASAP/urgente/para ontem.
• O líder não interrompe com frequência para saber o estado de alguma tarefa.
• O líder cria ambientes físicos onde as pessoas se possam focar (por exemplo dá liberdade para que as pessoas trabalhem em casa, se as funções o permitem, ou criam espaços reservados principalmente em empresas organizadas em open-space).
• O líder promove reuniões sem computador ou em que não seja aceitável as pessoas estarem a ver o email, o telefone ou a fazerem outra coisa.
• O líder promover momentos de foco: há até empresas que proíbem o uso do email uma tarde por semana.

À medida que alguns comportamentos se tornarem inaceitáveis e as organizações forem avaliando o impacto nos seus resultados (obviamente exagerando, mas se perdemos 30% do tempo a mudar de tarefa isso corresponde a um dia e meio por semana) ocorrerão mudanças a nível pessoal e organizacional.

Até lá, cada um de nós pode ir experimentando e definindo as suas próprias estratégias. Quais destas estratégias o podem ajudar a atingir melhores resultados e sentir-se melhor?