Um dos métodos de gestão de tempo mais conhecidos e usados hoje em dia é o “Getting Things Done – GTD” criado por David Allen em 2001. A tradução em português, pelo menos do livro, é “Fazer bem as coisas” cujo título pode induzir em erro ou inspirar valores mais altos porque fazer as coisas não significa fazê-las bem.

Este método tem vindo a ser atualizado mas essencialmente promete trazer foco, estratégia na capacidade de cumprir objetivos, criatividade e tranquilidade (isto da tranquilidade acrescento eu porque é o que sinto).

Pessoalmente não uso este método “by the book” mas incluo muitos dos seus conceitos fundamentais na minha própria gestão de tempo e organização pessoal. E hoje quero falar disso mesmo, dos grandes insights que o GTD me trouxe já nem me lembro bem quando…mas provavelmente num momento de desespero do tipo “arrrggghhhh para onde é que me viro”.

CAPTURAR…antes de fuja?

Um dos conceitos base do GTD é o da captura das coisas para fazer: escrevo as coisas para fazer, ideias, etc. das mais pequenas às maiores para criar espaço mental. Aqui uso várias ferramentas:

  • Caderno que tenho sempre em cima da secretária. Inicio cada dia numa página em branco, e escrevo do lado direito do caderno (a página do lado esquerdo é para pequenas notas e rabiscos). Coloco a data no canto superior direito e ao longo do dia, entre outras coisas, vou lá registando pequenas coisas que surgem.
  • Lista de tarefas (já detalho mais à frente) sincronizada entre o computador e o telemóvel (ou seja, está sempre comigo).
  • Uma nota no Evernote a que chamo Inbox (se não conhece o Evernote é altura de experimentar, é um caderno digital onde pode registar informação). Na nota Inbox, para a qual tenho um atalho no telemóvel, registo essencialmente ideias (por exemplo para um curso), coisas para ver mais tarde como um livro que alguém me sugere. Tenho outra nota sempre a mão que é a nota de Compras onde registo as coisas que preciso de comprar no supermercado.

CLARIFICAR: o que é para fazer e quando?

O GTD está muito focado no que é para fazer e na gestão dessas tarefas.

Uma das ideias base é que se a tarefa for rápida de fazer, 2 ou 5 minutos, fazer já. Não vale o esforço de ir apontar isso algures e fazer mais tarde.

Quando são para eu fazer, registo as tarefas na minha lista de tarefas com uma data associada e tento juntar a informação que vou precisar para no dia não andar à procura (por exemplo um ficheiro, um email, um link). Isto é muito fácil se usarmos uma aplicação de gestão de tarefas que esteja perfeitamente integrada com a aplicação de email.

E já sei que está a perguntar: faz as tarefas no dia que definiu? Às vezes sim, às vezes não. Mas é uma escolha consciente.

A minha gestão é com base nas datas e nas prioridades. Registo tudo de modo a não ter de pensar nisso.

Outra ideia do GTD é manter o registo das tarefas em espera, ou seja, atividades que dependem de outros mas que são importantes para o desempenho das nossas funções.

Por exemplo, se estou à espera que me entreguem materiais na terça-feira da próxima semana registo isso no meu calendário (neste artigo falo mais sobre isto) e assim tiro isso da minha cabeça.

Outra ideia o GTD é ter uma lista a que neste método chamam “Um dia talvez”. Um dia talvez faça…É uma lista de ideias ou informação que não têm uma altura certa para fazer mas não queremos perder essa informação. Fica lá registado.

Eu tenho várias destas listas (também geridas na minha aplicação de lista de tarefas. Por exemplo: ideias profissionais, sítios a visitar (por exemplo se vejo uma referência online), ideias de prendas de aniversário, receitas.

REFLETIR: a revisão semanal que mudou a minha vida

Estas listas não servem para nada se não as visitarmos com frequência. Há visitas de médico (o planeamento diário) e a visita mais demorada semanalmente e esta mudou a minha vida!

É um ritual semanal que acarinho (sim, acarinho) porque me traz uma sensação de controlo (meio ilusório porque na prática não controlamos nada) e de realização. Neste ritual semanal analisa-se o que foi feito e ficou por fazer na semana e planeia-se a semana seguinte. Passamos também os olhos pelas semanas seguintes para avaliar se é preciso começarmos a preparar algo para estarmos prontos nessa altura (como pedir informação a alguém ou marcar uma viagem). E pronto, começa tudo de novo.

Aconselho a que se se interessa pelo tema da gestão de tempo que leia o livro do GTD ou procure informação na net. E não se assuste com tantos detalhes (confesso que a primeira vez que li o livro entrei em stress)…Parece que de repente passamos a ter ainda mais coisas para fazer. Avalie, experimente e adote o que fizer sentido para si!