“O tempo não é a coisa principal. É a única coisa.” Miles Davis

É assim que começa um dos melhores livros que li nos últimos tempos sobre O TEMPO.

Daniel Pink mostra-nos resultados surpreendentes no seu mais recente livro “Quando: Os Segredos Cientificamente Comprovados do Timing Perfeito”.

Neste artigo vou partilhar algumas das ideias mais inovadoras e práticas do livro para obter já resultados. Mas aconselho a que leia o livro, em particular se gere equipas.

O quê e quando: o segredo do alto desempenho

A maior parte das pessoas tem alguma noção de que a sua energia varia ao longo do dia. Alguns até dizem que são cotovias (funcionam melhor de manhã) e outras corujas (funcionam melhor à noite).

Daniel Pink traz-nos as evidências científicas do padrão desta variação e de como podemos tirar partido do conhecimento desse padrão para melhor desempenho.

Já há muito que trabalho este tema nos meus cursos de gestão de tempo: aproveitar o pico de energia e concentração para fazer tarefas importantes que requerem…energia e concentração!

O que este livro me trouxe de novo foi a perceção de que há padrões da variação do estado ao longo do dia, que há tarefas mais adequadas a alguns períodos de tempo e como ajudar as corujas.

A variação do estado ao longo do dia para a maioria das pessoas

As três conclusões principais deste livro resumem-se muito sucintamente como:

  1. As nossas capacidades cognitivas, disposição e desempenho variam ao longo do dia, de uma maneira impressionantemente previsível;
  2. Essas variações são mais extremas do que temos noção;
  3. A melhor altura para realizar uma tarefa depende da natureza da tarefa!

Ao longo do dia, o desempenho da maior parte das pessoas (e já vemos detalhar isto mas em geral as cotovias e outros tipos de pássaros) varia segundo uma curva semelhante à da imagem seguinte que essencialmente se caracteriza em três fases:

  1. Um pico
  2. Um vale
  3. E um ressalto

Não se agarre para já às horas específicas mas foque-se na forma da curva.

Daniel Pink detalha, citando vários estudos, o tipo de tarefas que se devem realizar em cada uma destas fases:

  1. O pico caracteriza-se pelo modo vigilante, em que temos energia para manter as distrações fora. É a altura ideia para realizar tarefas que requeiram todo o nosso poder mental lógico, a mente analítica ao máximo. Estas tarefas não necessitam de criatividade ou perspicácia. Este estado de vigilância ajuda-nos a evitar lógica “manhosa”, estereótipos e preconceitos e a filtrar informação irrelevante.
  2. No vale a capacidade de nos mantermos focados reduz-se por isso devemos evitar fazer tarefas importantes que requerem concentração neste período porque o nosso desempenho vai sofrer com isso.
  3. No ressalto a nossa energia aumenta mas é curioso (e para mim esta foi uma das maiores aprendizagens) que este período é melhor aproveitado para tarefas criativas que requerem inspiração e ver soluções novas. No livro chamam-lhe “insight”. O cérebro já não está num período de vigilância tão forte como no pico e por isso permite-se criar conexões e ter momentos ah-ah!

Daniel Pink ilustra com vários estudos o impacto nas nossas capacidades de cada uma destas fases por isso aconselho mesmo a que leia livro se precisar de ser convencido.

Cronotipos: qual o seu?

Mais ou menos um quarto da população encaixa na descrição da coruja, pessoas que “funcionam” bem ao fim do dia.

Os restantes três quartos são cotovias ou aquilo que o Daniel Pink chama “third bird”, os terceiros tipos de pássaros.

No livro são apresentadas dois métodos que pode utilizar já para saber que tipo de pássaro é. (Escrevo isto e ressoa-me a letra da música do Topo Gigio em que se ouvia “Diz-me lá, que tipo de rato és – Só gosto de queijo, e vivo no sotão que é na televisão”…enfim, nostalgias que só fazem sentido (?) para quem está na casa dos 40, desculpem)

Método 1: Identifique o ponto médio da sua noite (Ref. Roenneberg)

O método mais simples consiste em pensar no seu comportamento nos dias livres, naqueles dias em que não é “obrigado” a acordar a uma determinada hora. Responda agora às perguntas seguintes:

  1. A que horas normalmente vai dormir?
  2. A que horas normalmente acorda?
  3. Qual é o ponto médio dessas duas horas? Por exemplo se adormece às 11:30 pm e acorda às 7:30 am, o seu ponto médio é 3:30 am

Agora encontre a sua posição no gráfico seguinte. É uma cotovia, uma coruja ou um terceiro tipo de pássaro?

Método 2: responder a um questionário sobre os seus hábitos

Neste link (em inglês) encontra o Munich Chronotype Questionnaire (MCTQ) ou o Horne-Ostberg Morning-Eveningness Questionnaire que lhe podem dar informação mais exata embora o questionário do método 1 já lhe dê uma boa ideia.

A probabilidade de não ser uma coruja ou cotovia mas ser outro tipo de pássaro é, segundo Daniel Pink, 60 a 80%. O cronotipo é principalmente influenciado pela genética, seguido da idade (já que varia ao longo da vida) e do género

A curva para os diferentes cronotipos

As cotovias e os terceiros tipos de pássaros apresentam uma curva como a já referida.

As corujas têm uma curva semelhante mas deslocada no dia: o período de ressalto (ideal para as tarefas que requerem inspiração ocorre de manhã) e o pico (ideal para tarefas que requerem mais vigilância e lógica) está mais ao fim do dia.

Como tirar partido do cronotipo?

Sabendo o cronotipo individual podemos ter isso em conta para organizar o nosso dia, reconhecendo o ciclo pessoal e o tipo de tarefas que realiza. De seguida vou partilhar algumas das sugestões do livro.

Se tiver controlo relativo da distribuição de trabalho ao longo do dia opte por conscientemente realizar as tarefas na melhor altura.

As tarefas mais importantes devem ser sempre realizadas no pico ou no ressalto. Se as suas tarefas são todas do tipo analíticas, faça as mais importantes no pico e menos importantes no ressalto.

As tarefas mundanas como ver o email ou tarefas burocráticas podem ser feitas no vale.

 

Sugiro que faça uma lista do tipo de tarefas que, na sua atividade profissional, se enquadram em cada fase.

 

Se não tiver controlo da sua atividade ao longo do dia

Não ter controlo da sua atividade ao longo do dia não impede que não possa tirar partido de tudo isto.

Em primeiro lugar, estar consciente do que acontece com o seu desempenho ao longo do dia permite-lhe tomar medidas preventivas para quando as atividades não se adequam ao momento. Por exemplo, imagine que é uma coruja e tem uma reunião que requer capacidade de análise logo de manhã. Pode preparar-se por exemplo:

  • Na véspera fazer uma lista de assuntos que quer tratar ou de informação que precisa de ter presente;
  • No dia de manhã fazer algo que aumente a sua energia como fazer um pequeno passeio a pé vigorosamente, comer alimentos que ajudem a aumentar o seu nível de energia ou interagir com outras pessoas.

Pode também fazer o melhor possível com o tempo que tem. Por exemplo, se é uma cotovia ou outro pássaro e tem só uma hora de manhã em que pode decidir o que fazer, use esse tempo para tarefas analíticas e não o desperdice a ver o email.

Pausas restauradoras

Todos temos uma lista interminável de coisas a fazer e todas parecem importantes. Por isso, investirmos em fortalecer a nossa energia ao longo do dia é essencial para conseguirmos tirar partido dos momentos que à partida não estamos no pico do nosso desempenho. Uma das estratégias exploradas no livro é fazer pausas restauradoras.

Fazer pausas frequentes é uma estratégia para potenciar o foco e energia.

Por exemplo, várias caminhadas curtas de 5 minutos ao longo do dia aumentam o nível de energia, foco, reduz a sensação de fadiga no fim da tarde, melhora o humor, concentração e criatividade. Pode sempre ir à casa de banho mais longe ou sair do edifício para apanhar ar.

Pode também fazer alguns alongamentos ou mover o corpo.

Fazer pausas com outras pessoas é melhor do que sozinho. Fazer pausas na rua é ainda melhor.

Ver o email ou fazer um telefonema não conta como pausa.

O almoço é uma pausa restauradora. Faça-o fora da secretária e desligue-se do trabalho.

Uma das ideias defendidas pelo autor é fazer uma sesta, mas uma sesta que contribua para o nível de energia e não nos deixe mais letárgicos. A duração ideal das sestas é de 10 a 20 minutos para esse efeito. O truque é beber um café e por o alarme para 25 minutos depois (que é quando o efeito da cafeína começa a fazer efeito). Os 25 minutos dão tempo para acomodar, adormecer e fazer uma sesta de 10 a 20 minutos.

Faça agora uma lista de pausas (tipo lista de tarefas, comece por 3 por dia).

Para trazer foco para o dia-a-dia

Há muito que ao trabalhar a gestão de tempo trabalho este tema e a gestão da nossa energia e foco que são tão ou mais importantes do que o modo como “gerimos o tempo”.

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