Para a gestão de trabalho individual e de uma pequena equipa nem sempre é necessário recorrermos a ferramentas informáticas.

Hoje quero falar de dois tipos de quadros que podem ser muito úteis na gestão do trabalho de uma equipa que trabalhe no mesmo escritório quer estejam ou não à vontade com a tecnologia (existem inclusive equipas de desenvolvimento de software que trabalham com base em quadros deste género)

Sistemas visuais de planeamento e gestão de trabalho são intuitivos. Os calendários de parede são um destes exemplos. Outro exemplo é o sistema Kanban desenvolvidos pela Toyota para controlar o fluxo de produção e transporte das fábricas.

Vou falar-lhe destes dois sistemas baseados em quadros brancos. Neles pode fazer o seu planeamento usando postits, imanes coloridos e canetas que se podem apagar.

Ambos apoiam o planeamento, uma visualização rápida do trabalho a fazer e a comunicação instantânea do estado do trabalho da equipa.

Quadros planificadores

Se tem tarefas que precisam de ser calendarizadas, realizadas numa determinada data ou semana, um quadro com um calendário anual, mensal ou semanal pode ajudá-lo.

Estes quadros vendem-se nas lojas de material de escritório e também online.

O planeamento de tarefas anuais pode sempre ser detalhado por exemplo usando checklists digitais já que o espaço no quadro é limitado.

Quadros kaban

Estes quadros permitem visualizar o estado em que está cada tarefa que é registada num postit. À medida que a tarefa muda de estado o postit vai passando para uma nova faixa do quadro.

As 3 faixas/estados mais comuns representadas por colunas são:

• Aberto: tarefas que vão ser realizadas;
• Em progresso: tarefas que estão a ser realizadas;
• Feitas: tarefas que foram terminadas.

Pode no entanto acrescentar outras faixas/estados relevantes para o seu fluxo de trabalho como por exemplo:

• Ideias ou stock de tarefas: tarefas que vão aparecendo mas que ainda não foram analisadas/priorizadas/planeadas/aprovadas. Quando isso acontecer, passarão para o estado aberto.
•  Em espera: tarefas que estão à espera que algo como por exemplo de resposta de alguma pessoa. Tipicamente é um estado que estará presente entre o estado “em progresso” e o estado “feitas”.

Pode por exemplo usar postits de cores diferentes para distinguir quem é o responsável pela tarefa ou colocar o postit numa faixa horizontal referente a essa pessoa.

Pode criar um quadro kanban ou mesmo um calendário com base num quadro branco normal desenhando os limites com uma caneta permanente ou usando uma fita como ilustrado na figura.

Espero que estas ideias ajudem a planear melhor o seu trabalho e o da sua equipa.

Se já usa estes sistemas partilhe comigo como o faz enviando por exemplo uma foto.