Estou a usar há algumas semanas a aplicação online TeamWeek para fazer planeamento de atividades e estou encantada. Já tinha recomendado o Ganttplanner noutro artigo mas esta oferece muito maior facilidade de utilização e é grátis até 5 utilizadores.

A minha necessidade era ser capaz de ter uma visão geral da minha atividade profissional de modo a priorizar e planear as atividades.

Alerto no entanto que se está habituado a gerir projetos usando aplicações como o MS Project (ou seja, faz um plano Gantt e tira partido dos recursos da aplicação para gerir o progresso do projeto) esta aplicação não lhe permite fazer isso. Permite-lhe definir tarefas, vê-las numa linha de tempo, movê-las e gerir recursos. E já é muito para a maior parte das pessoas.

Utilização 1: Planeamento pessoal ou de pequenos negócios

Esta é a utilização que lhe estou a dar. No TeamWeek represento como atividades:

• Objetivos semanais ou mensais.
• Atividades para um projeto (pode definir projetos e distingui-los por cores). Por exemplo, neste momento um dos projetos em que estou a trabalhar é a criação de um curso de gestão de tempo online.
• Atividades relacionadas com o trabalho como marketing e comunicação (planeamento da comunicação e gestão de eventos, lançamento de cursos, serviços e campanhas, etc.).

Ter essa visão global ajuda-me a definir prioridades e a fazer um planeamento a médio-longo prazo. Quando começo a olhar para as atividades de alto nível, consigo identificar semanas com mais pressão e ajustar as atividades onde tenho flexibilidade de datas. E para isso, basta arrastar a atividade para a altura mais conveniente.

Permite-me também ter uma visão mais clara das dependências e lidar com isso.

Aconselho vivamente esta estratégia em particular se tem autonomia no seu planeamento, se está a gerir um pequeno negócio ou se trabalha por conta própria.

Pode por exemplo identificar como projetos diferentes, não só os projetos em que está envolvido, mas também todas as outras áreas em que precisa de agir como marketing e comunicação, desenvolvimento de negócio e tarefas administrativas.

Depois, esse planeamento pode ser visualizado no seu calendário, por exemplo no calendário da Google.

De notar que não uso o TeamWeek como aplicação de gestão de tarefas, mas também poderia ser usado. No meu caso, as tarefas têm uma granularidade muito pequena e tornaria muito difícil ter a visão de alto nível da minha atividade semanalmente.

Utilização 2: Gestão de recursos

Se precisa de gerir o trabalho e alocação de uma equipa, o TeamWeek pode ajudá-lo.

Pode adicionar até 5 utilizadores (na versão grátis) e visualizar as tarefas de cada um, associadas a vários projetos na linha de tempo. Os utilizadores podem não só ver o plano como tê-lo também refletido no seu calendário.

Uma funcionalidade muito útil é poder quantificar o número de horas por dia que uma pessoa vai dedicar-se a uma determinada atividade. O TeamWeek mostra-lhe, com base nessa informação e no número de horas diárias de trabalho, quanto tempo a pessoa tem livre ou se está sobre-alocada. Isto não só lhe vai trazer uma visão clara da distribuição de trabalho dentro da sua equipa como também tornará mais visível as dependências e ajudará na gestão do risco.

No exemplo da figura, podemos observar que foram assignadas atividades para dois utilizadores e que nalguns dias estão previstas mais horas de trabalho do que as 8 horas predefinidas.

Note que a opção da sub ou sobre alocação só aparece quando define o número de horas de esforço diárias numa atividade. Por isso, se não definir esse valor, os pequenos números não vão aparecer no plano e simplificará a quantidade de informação visível.

Coisas que gosto no TeamWeek

Como já referi, até 5 utilizadores é grátis.

Pode ver as atividades no calendário Google (ou outro) como eventos. Pode mostrar ou esconder, como qualquer outro calendário.

Funciona no seu navegador da internet, ou seja, acede onde quer que esteja e não tem que instalar nada.

A utilização é fácil e tem uma imagem simples, limpa e moderna.

Permite usar cores para distinguir projetos e atividades.

Pode marcar atividades como já realizadas.

Pode duplicar atividades facilmente.

Pode adicionar notas às atividades.

Pode criar uma lista de atividades para o futuro e arrastá-las para o plano.

As atividades podem ser facilmente arrastadas e esticadas para aumentar a sua duração.

Pode adicionar milestones.

Pode ver os feriados de um país (esta funcionalidade está “escondida” nas configurações de cada utilizador).

Permite partilhar o plano ou ver as atividades que estão assignadas a si na sua aplicação de calendário (partilhando o iCal). As alterações no plano refletem-se no iCal.

Pode ser usado num dispositivo móvel.

Integra com várias outras aplicações, como por exemplo o Trello, Slack, Toggl, Basecamp.

Se gere um pequeno negócio ou trabalha por conta própria o e-book “Ferramentas de gestão e organização para empreendedores e freelanceres” pode ajudá-lo. Algumas ferramentas contribuem para um maior foco, resultados e tranquilidade.