Fala-se muito em produtividade e eficiência. Fala-se em trabalhar mais horas e glorifica-se o estar ocupado a fazer alguma coisa. Estar ocupado a fazer alguma coisa e ser eficiente não significa ser eficaz. Neste artigo recordo o que significa ser eficaz e proponho uma ferramenta para que avalie se anda ocupado ou a fazer as coisas que são importantes. Experimente aplicar esta ferramenta e ganhar tempo para si.

Ser eficiente significa fazer uma coisa da maneira correta com o mínimo de recursos possíveis (a tal da produtividade). Ser eficaz significa fazer a coisa certa. Os nossos resultados dependem de sermos eficientes e eficazes. Sou eficiente quando cavo um poço com perfeição técnica com o mínimo de recursos possíveis. Sou eficaz quando encontro água.

Se pensarmos bem, muitos dos nossos resultados são conseguidos com um esforço que não é proporcional. A lei de Pareto, ou lei dos 80-20, sugere que em muitos fenómenos se observa que 80% das consequências são o resultado de 20% das causas.  Por exemplo, 20% do nosso esforço gera 80% dos resultados, 20% dos clientes geram 80% das vendas, 20% dos defeitos causam 80% dos problemas, 20% das pessoas têm 80% da riqueza, etc.

Conseguirmos identificar quais são os 20% de coisas que geram a maior parte dos resultados que pretendemos e aos quais devemos dar prioridade é uma estratégia para nos focarmos no que é mais importante.

Para o ajudar proponho que reflicta sobre isso usando o modelo que apresento de seguida.

Faça download da matriz impacto vs. esforço:

Avalie se aquilo que faz com o seu tempo o coloca na categoria de ativo (estou muito ocupado) ou eficaz (tenho os resultados que pretendo).

Instruções:

1. Comece por listar as coisas que costuma fazer no seu dia. Considere coisas pessoais e profissionais. Considere tudo o que lhe ocupa o tempo, as grandes e pequenas coisas (reuniões, telefonemas, emails, navegar na internet).
2. Avalie cada uma delas consoante:
   • o esforço/tempo/recursos que consomem;
   • o impacto/resultado/valor que lhe trazem. Lembre-se que uma coisa que lhe da prazer e é importante para si tem impacto alto. A nivel profissional pode ajudar pensar como é que contribui para os resultados da empresa, qual é o seu papel na criação de valor.
   • escreva essa tarefa no quadrante adequado da matriz que imprimiu consoante tem esforço/tempo recursos alto ou baixo e causa impacto/resultado/valor alto ou baixo;
3. Quais são as coisas que lhe trazem mais valor? Lembre-se de criar tempo para que elas aconteçam, especialmente aquelas em que investe pouco esforço.
4. Reflita sobre se tem mesmo que fazer as coisas que colocou no quadrante de baixo impacto. Pode simplifica-las e fazê-las mais depressa? Pode delega-las? Pode evitá-las? Estas são as que lhe estão a roubar tempo. Como coach tenho observado que a partir do momento em que os meus clientes passam a ter consciência de que algumas coisas que fazem têm pouco impacto nos seus resultados e na sua felicidade, acabam por encontrar soluções criativas para fazerem as coisas de outro modo.