Como melhorar a produtividade nas nossas empresas

Muitas empresas pedem-me ajuda para ensinar as suas equipas a “gerirem melhor o tempo”. E tendo as práticas individuais um impacto tremendo na produtividade, há outros fatores que também têm influência na produtividade global. Hoje vou  listar alguma dessas coisas e deixo o convite para que use esta lista como ponto de partida de alguma reflexão interna sobre quais destas áreas têm mais impacto na produtividade e como podem melhorar como equipa/empresa. Não é uma lista exaustiva. É um ponto de partida para encontrar novos caminhos. Foque-se nas áreas com maior impacto na produtividade neste momento.

 

Tanto do ponto de vista organizacional como do ponto de vista individual, é um excelente investimento do nosso tempo e recursos procurar descobrir como transformar o modo COMO fazemos as coisas de modo a sermos mais produtivos. Em particular para as atividades que realizamos com frequência, há quem aconselhe investirmos 10% do tempo a descobrir como as fazermos melhor. Por exemplo, se em média uma atividade nos toma uma semana por mês, podemos investir uma manhã a descobrir como fazer essa atividade de um modo mais produtivo. Isso pode passar por refletir, falar com outras pessoas que fazem o mesmo, ler um livro ou fazer um curso.

 

 

Hoje em dia muitas atividades podem ser agilizadas com o uso de ferramentas informáticas. Além disso, ajudam-nos a organizar e controlar o trabalho. Deixo de seguida algumas ideias.

 

Gestão de atividades: Que aplicações para gestão de tarefas está a usar? Existem aplicações que permitem não só gerir a lista das atividades da equipa (e depois cada um fazer a sua gestão individualmente) mas também comunicar sobre o estado das tarefas. O uso destas aplicações facilita o compromisso de cada um, a visão geral do que há a fazer, prazos, responsabilidades e respectiva priorização, bem como monitorização do estado das tarefas. 

 

Gestão de documentação e informação/conhecimento: Como faz a organização e gestão dos documentos e informação/conhecimento? É fácil encontrar o que é preciso? Todos têm acesso? Ou andam a trabalhar por exemplo usando versões desatualizadas dos documentos? Quando um computador avaria há o risco de perderem trabalho? Existem inúmeras soluções na nuvem ou servidores internos que facilitam tudo isto. 

 

Agilizar e automatizar: Que atividades podem ser agilizadas e automatizadas? Todas as que são repetitivas e requerem gestão de informação têm esse potencial, seja usando uma folha de cálculo ou outras ferramentas. Se parte das atividades requerem comunicação (por exemplo envio de emails com documentos para fornecedores) explore as aplicações de “mail merge” que reduzem a possibilidade de erros (por exemplo enganarem-se num nome ou enviarem um documento para alguém a quem não se destinava). Se precisa de criar documentos de texto com dados de folhas de cálculo explore também o “mail merge” (se usa outlook tem aqui algumas instruções)

 

Se usa o Gmail/documentos google explore os suplementos das folhas de cálculo em particular o YAMM e o G-merge.

 

Algumas pessoas pensam que a solução para melhorar a produtividade é o uso de ferramentas informáticas. No entanto, tanto a nível individual como empresarial, tão ou mais importante é o modo COMO se trabalha, não só os processos (formais e informais) como a cultura da empresa. 

 

 

Deixo-lhe de seguida algumas ideias.

 

Checklists: O uso de checklists é por vezes visto como uma burocracia. No entanto, isso só é verdade se a checklist não refletir as práticas reais e criar valor. As checklists começaram por ser usadas em áreas como a aviação e medicina onde o custo de um engano é a vida humana. E no passado, ter uma lista onde coisas tão básicas como garantir que os médicos lavam as mãos antes de uma operação, reduziu a mortalidade. Quais são as atividades recorrentes, com vários passos, em que uma checklist pode ajudar a reduzir os erros, harmonizar práticas e facilitar a execução dessa atividade? Uma das que me ajuda é ter checklists para atividades que requerem o uso de vários documentos e outras ferramentas já que escrevo associado a cada item da lista o link para os documentos e parâmetros que preciso de me lembrar. 

 

Reutilização: Que atividades recorrentes podem beneficiar da reutilização do trabalho já feito? O uso de modelos/templates de de documentos ou partir de trabalho já feito para não estar a reinventar a roda são exemplos muito simples da reutilização.

 

Simplificar o como faz: Como pode simplificar o COMO faz as atividades? O que traz realmente valor nessa atividade (e deixar de fazer o que não traz valor)?  Os recursos (e o tempo) são limitados por isso é mesmo importante avaliar se vale a pena fazer uma coisa. Perder horas a resolver situações que  poupam tostões, recolher métricas ou fazer algo que tem baixo impacto é um desperdício de recursos. Trazer para o consciente de cada um qual é o seu valor hora (quanto a empresa investe para a pessoa fazer aquele trabalho que não é só o ordenado ao fim do mês) dá alguma perspetiva sobre se o investimento nessa atividade traz realmente retorno. 

 

A cultura da empresa tem um impacto tremendo na produtividade. Ficam algumas perguntas para refletir que passam muito pela comunicação e relação de confiança criada internamente.

 

Planeamento: Existe planeamento do trabalho a médio prazo ou é tudo para ontem? É certo que algumas atividades são imprevisíveis mas algumas que não. Pedir “com urgência” (e urgente não é um prazo) um relatório que se faz todos os anos revela falta de planeamento e antecipação. 

 

Gestão de expetativas: Como gerem expetativas internas e externas? É fácil dizer sempre que sim (interna e externamente) sem avaliar a capacidade de responder dentro dos prazos com que nos comprometemos (e por isso há tantos atrasos). Por vezes é possível, incluindo externamente, definir um prazo que seja exequível em vez de nos comprometermos na ânsia de parecer produtivos ou competitivos. Já vi muita gente dizer “até sexta faço isso” sem avaliarem qual a expetativa real de prazo da outra pessoa e percebendo que podiam esperar. Eu sei que nem sempre isto é possível mas é mais provável do que a maior parte da pessoas julga.

 

Assumir que não consegue: Como é visto internamente alguém dizer que não consegue fazer algo por falta de tempo? Existe abertura e confiança e ajustam-se para resolver a situação? Lembre-se que pessoas sob pressão não pensam mais depressa. 

 

Clareza na delegação: Quando as expetativas são comunicadas (por exemplo quando se delega) é claro o que é para fazer, como, até quando e como vai ser acompanhada a realização da tarefa? Há garantia de compromisso?

 

Gestão de dependências: Como comunicam e se ajustam quando não conseguem responder e alguém depende desse trabalho? Ignoram a necessidade do colega impedindo-o de ajustar o seu planeamento e entregando fora do prazo acordado ou assim que percebem que não conseguem responder, falam logo com a pessoa para se criar um plano B?

 

Cultura de melhoria contínua: Existe uma cultura de abertura ao erro facilitando a aprendizagem e melhoria contínua? Ou as pessoas têm medo e escondem quando falham? Ou tentam desresponsabilizar-se por exemplo colocando outros em cc nos emails para terem o conforto do “ele sabia”. 

 

Empenho de todos em melhorar a produtividade: Há curiosidade e vontade de falar sobre como melhorar a produtividade? As pessoas trocam ideias, partilham experiências e fazem propostas?

 

Flexibilidade em sair do “sempre se fez assim”: Há abertura para experimentar fazer as coisas de maneira diferente (em vez do “faz-se assim” porque sempre se fez assim)?

 

Respeito pelo foco/concentração individual: A concentração dos outros é minimizada havendo interrupções constantes?

 

Gestão da motivação individual: É reconhecido que a motivação é uma energia essencial para transformar o saber fazer em resultados. Os  líderes trabalham essa dimensão das suas equipas ou assumem que não é a sua função? 

 

Partilha de conhecimento e práticas: Como é feita a partilha de conhecimento e práticas internamente? Existem momentos onde haja essa partilha ou esperam que “a informação foi enviada no email” seja suficiente (pode ser ou não).  Veja aqui mais sobre Como alinhar todos em práticas e processos através de uma comunicação interna mais efetiva e criativa

 

Promova momentos de partilha em grupo para responder a algumas destas perguntas. Qual destes temas terá mais impacto?

 

Também o posso ajudar nesse caminho. A partir do próximo ano vou ter no meu portfolio de soluções workshops de 2 horas que quebram a rotina e motivam a sua equipa a pensar diferente. Estes workshops foram desenhados para criar um momento descontraído que permita à sua equipa repensar o modo como trabalha, abordando temas práticos em quatro áreas-chave: inteligência emocional, gestão de prioridades, comunicação e liderança. Poderá apostar num tema individual ou criar um pacote com vários workshops de acordo com as necessidades da sua equipa e objetivos da sua empresa. Fale comigo se ficou curioso sobre esta possibilidade.