Muitos sentem que parte do seu tempo é consumido a processar e a responder a emails (já propus noutro artigo estratégias para reduzir este tempo). Há alguns que são inevitáveis mas para certo tipo de atividades é possível agilizar o processo de comunicação e reduzir o número de emails que recebe.

Hoje partilho algumas ferramentas muito simples que o podem ajudar em situações em que pretende recolher respostas de várias pessoas. Embora muita gente já as conheça, resolvi publicar este artigo pois em várias formações algumas pessoas demonstraram desconhece-las.

Estas ferramentas podem ajudá-lo em situações como:

•  Precisa de escolher um dia em que o máximo número de pessoas esteja disponível para participar num evento;
•  Precisa de recolher respostas como por exemplo recolha de inscrições, recolha de feedback, caracterização de um grupo, organização de uma festa, etc.

As estratégias apresentadas de seguida não só reduzem o número de emails já que deixará de receber um email por resposta como também resumem as respostas e fazem algum processamento (por exemplo tratamento estatístico da informação).

1. Partilha de documentos: todos podem ver e editar

Esta é a estratégia mais simples e talvez a menos profissional. Imagine que está a organizar um piquenique em que cada amigo leva uma coisa. Para que não levem todos bebidas e não haja nada para comer, quer fazer uma lista, visível por todos, do que cada um leva. Cada um pode enviar um email com essa informação mas se forem muitos e começarem a responder uns aos outros, rapidamente terá a sua caixa do correio cheia.

Crie um documento, por exemplo do tipo folha de cálculo e partilhe-o com as pessoas de quem procura feedback. Pode criar um Excel e partilhá-lo na dropbox ou num serviço equivalente. Se tiver conta Google pode criar uma folha de cálculo e partilhá-la como explico no vídeo abaixo.

 2. Formulário Google

Esta solução é muito simples e versátil. Permite-lhe criar um formulário/questionário com várias opções de respostas e enviar o link do formulário às pessoas em poucos minutos.

Além de ser mais prático para quem responde, também será mais prático para si. Quando o formulário é preenchido, o Google inclui as respostas numa única folha de cálculo e apresenta-lhe automaticamente um resumo estatístico. Além disso, pode também receber um alerta de que tem respostas ao fim do dia ou cada vez que o formulário é preenchido…embora isso contribua para aumentar o número de emails!

3. Doodle: encontrar um momento que toda a gente esteja disponível para uma reunião ou evento

O Doodle é uma plataforma online grátis que permite encontrar um momento (dia e hora) mais conveniente para um grupo de pessoas, com base na sua disponibilidade. Basta criar o evento, dar várias opções de dia e hora e enviar um link para as pessoas. Depois, nesse link, sem necessidade de se registar, cada um define a sua disponibilidade sendo depois possível identificar claramente qual é a altura que todos ou a maioria estão disponíveis.

Quando criar o evento, lembre-se de desativar as notificações, se não, receberá um email cada vez que alguém preencher o doodle. No vídeo abaixo mostro como é fácil usar esta plataforma.