Há várias estratégias para garantir que tem resposta aos emails que envia ou que se lembra de fazer algo com a informação de um email na altura certa.
Imagine ser avisado no dia certo, se a pessoa não lhe tiver respondido. Ou fazer desaparecer o email da sua caixa de entrada para aparecer na altura certa em que tem a informação ou tempo para responder.
Hoje falo de três ferramentas que o podem ajudar a resolver este problema.
Boomerang para Gmail
Depois de instalar o Boomerang no Gmail, vai poder
1. Garantir que se lembra, no dia devido, de verificar se teve resposta aos emails importantes que enviou. O Boomerang, antes de o lembrar para voltar a contactar a pessoa fazendo aparecer esse email-lembrete na sua caixa de entrada, vai verificar se a pessoa lhe respondeu o que lhe poupará tempo a pensar se teve ou não resposta com base nos lembretes gerados.
2. Adiar um email, ou seja, arquivá-lo e fazê-lo aparecer na sua caixa de entrada na altura certa. Imagine que recebeu um email ao qual só quer/pode responder mais logo ou noutro dia. Pode indicar quando exatamente pretende que esse email volte a aparecer na sua caixa de entrada.
3. Escrever um email agora e este só ser enviado quando pretender.
A versão grátis está limitada a 10 emails por mês. A versão paga custa 4.99$/mês e tem também a possibilidade de associar notas.
Os emails-lembretes vão aparecer na forma do email original no topo da sua caixa de entrada, marcados com uma estrela e com a etiqueta “Boomerang-Returned” mas também os pode ver e editar na sua página do boomerang.
Pode ver o vídeo de apresentação para ter uma ideia mais clara de como funciona.
Boomerang para Outlook
Existe uma versão do Boomerang para Outlook mas ainda não tem a funcionalidade de só receber o email-lembrete se não tiver tido resposta ao email enviado. Permite no entanto:
- retirar o email que recebeu da sua caixa de entrada e fazer aparecer o email na altura certa para dar seguimento.
- enviar-lhe o email que enviou a alguém para a caixa de entrada na altura certa em que avaliará se teve ou não resposta e poderá dar seguimento.
Pode experimentar 30 dias sem pagar e se desejar continuar a usar pagar 29.95$ (uma só vez).
FollowUpThen (para qualquer aplicação)
O FollowUpThen é um serviço que, tal como o boomerang lhe envia um email no momento certo. Não instala nada, só precisa de criar uma conta.
Depois, só tem que colocar nos campos para, cc ou bcc um endereço de email extra que indica quando é que é esse momento de ser avisado.
Por exemplo se envia um email que precisa de resposta até 10 de maio, pode colocar em bcc [email protected]. Dia 10 de Maio, o email que enviou originalmente vai aparecer na sua caixa de entrada.
Se colocar o email followupthen em:
- BCC: só você receberá o email de volta na altura certa;
- CC: todos receberão o email-lembrete na altura certa.
Pode fazer forward/encaminhar de um email ou criar um email novo colocando o endereço do followupthen no campo PARA.
O endereço de email do followupthen é muito intuitivo e depende de quando quer receber o email-lembrete. Por exemplo:
- [email protected]: daqui a 1 minuto
- [email protected]: daqui a 2 horas
- [email protected]: daqui a 3 dias
- [email protected]: daqui a 4 semanas
- [email protected]: hoje às 16:30
- [email protected]: 30 de março
- [email protected]: 25 de agosto às 12PM
- [email protected]: terça feira
- [email protected]: último dia do mês
- [email protected]: a terceira quinta do mês
- [email protected]: amanhã
Se adicionar -r ao endereço como [email protected] só receberá o email-lembrete se não tiver tido resposta do email original.
Tem uma versão grátis limitada a 50 mensagens por mês. A versão paga que permite identificar se a mensagem foi respondida custa 5$/mês e está limitada a 750 mensagens.
- fazer “snooze” de um email que envia para que este apareça na sua caixa de entrada daqui a um tempo, podendo escolher que só apareça se não tiver resposta.
- fazer “snooze” de um email que recebeu e que não pode/quer responder agora para que ele desapareça da sua caixa de entrada e apareça novamente na altura que definir.
Resumindo: Followupthen vs. Boomerang vs. Streak
Note que quando pede a qualquer uma destas aplicações para removerem o email da caixa de entrada, este não é apagado, sendo só guardado e é possível aceder ao mesmo pela pesquisa ou indo à pasta onde é guardado (por exemplo o Streak cria a pasta Soneca onde coloca esses emails).
O Boomerang é mais prático de usar já que basta carregar num botão e escolher as opções tal como o Streak. Com o followupthen, precisa de “criar” o endereço quando envia o email ou então encaminhar um email que recebeu. Com o followupthen o email mantém-se na sua caixa de entrada, ou seja, para manter a sua organização precisa de o arquivar o que o boomerang faz automaticamente.
O followupthen pode ser usado em qualquer aplicação de email. O Boomerang e o Streak são aplicações de Gmail embora o Boomerang tenha uma aplicação limitada para o Outlook.
Versão grátis:
- Boomerang: limitada a 10 mensagens e verifica se as mensagens foram respondidas
- Followupthen: limitada a 50 mensagens e não verifica se as mensagens foram respondidas
- Streak: sem limitações
Versão paga:
- Boomerang, 4.99$/mês, mensagens ilimitadas, verifica se as mensagens foram respondidas e permite adicionar notas às mensagens (útil para se lembrar do que tem que fazer)
- Followupthen: 5$/mês, limitado a 750 mensagens, verifica se as mensagens foram respondidas
- Streak: sem limitações
Se usa o Outlook, considere o followupthen ou o Boomerang.
Se usa o Gmail, instale o Streak já que além da funcionalidade de que lhe falo hoje, tem outras opções também úteis.
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Ana Relvas, Ph.D & Consultora de Desempenho
Ana Relvas é a propulsora da Objetivo Lua, projeto que cresceu da sua vontade em ajudar outros a concretizarem o seu potencial e foi construído sobre uma carreira de mais de 10 anos como Gestora e Engenheira Aeroespacial.
É esta experiência que, aliada à formação como Coach e Master Practitioner em Programação Neurolinguística, permite entender os desafios profissionais atuais e desenhar programa para cada pessoa, equipa ou empresa.
