Já com certeza passou pela situação do seu computador avariar ou ser roubado e os dias que se seguiram serem de caos. Se teve a sorte de ter outro computador disponível, durante uns dias talvez tenha andado perdido sem os documentos que precisava, ou sem acesso a emails antigos, ou sem os programas que precisava para trabalhar. Neste artigo proponho e relembro algumas estratégias para que possa minimizar estes problemas.

Investir alguns minutos agora vai-lhe poupar horas no futuro! Apresento de seguida 5 estratégias para se preparar para quando o seu computador decidir deixar de colaborar.

1. Backup: use a nuvem

Fazer backups frequentes é básico só que muitas vezes não o fazemos até ser demasiado tarde. No entanto, hoje em dia já existem soluções que permitem que qualquer alteração que faça aos seus ficheiros seja também guardada num servidor.

Se a sua empresa não tem uma infraestrutura de rede onde os documentos são armazenados, tire partido de ferramentas que lhe guardam cada pequena alteração que faz aos documentos para que seja fácil acedê-los de qualquer lugar.

A solução mais simples é instalar no seu computador aplicações que, sem dar por isso, lhe fazem backup a cada minuto. A mais conhecida é a Dropbox. A Google também oferece uma solução, chamada Google Drive, que essencialmente faz o mesmo só que tem mais espaço livre a custo zero.

Se estas ferramentas não têm espaço suficiente para os seus ficheiros, existem várias soluções:

• Considere pagar por espaço extra. Neste momento a solução da Google é a mais barata, mas isto pode mudar rapidamente.
• Coloque nestas ferramentas só os documentos em que trabalha com frequência para pelo menos ter a certeza de que as alterações que faz no dia-a-dia são guardadas. Complemente esta solução com um back-up por exemplo num disco rígido.

Tenha no entanto cuidado: se trabalha com informação especialmente sensível e confidencial pode não ter autorização da empresa para usar este tipo de ferramentas. Nesse caso, é essencial que a sua empresa considere uma solução interna para backup.

ATUALIZAÇÃO Maio 2016: Além da Dropbox e Google Drive, tem também disponível, com mais espaço de armazenamento grátis e outras vantagens, uma solução chamada MEGA. Veja mais sobre isto neste artigo. 

2. Prepare-se para aceder facilmente ao seu email em vários dispositivos

Perder os emails pode trazer um grande transtorno. Se tiver a sua conta de email e agenda sincronizada com outros dispositivos esse problema já não se coloca. Se fizer um backup usando a nuvem também minimiza o problema.

Tire partido dos emails com plataforma web (como a Google e outras) onde tem sempre o seu email acessível em qualquer dispositivo. Se a sua conta de email não tem webmail, pode até receber todos os seus emails no Gmail (veja aqui como).

Se mesmo assim quiser usar um programa tipo Outlook e a sua empresa não tiver o Outlook Exchange avalie se é realista deixar os emails no servidor. Nem sempre é possível por limites de espaço do servidor.

3. Salve uma imagem dos programas do computador

Muitas vezes parte do tempo que perdemos é a configurar o computador e a instalar as aplicações para estar “tudo como gostamos”. Sabia que pode fazer cópias dos programas e configurações num dado momento do seu computador? Estas cópias podem ser recuperadas quando há um problema. Isto também é muito útil fazer antes de alterar coisas ou instalar programas para que, se algo deixar de funcionar, possa retornar ao estado anterior. Veja aqui como fazer se usa Windows.

4. Faça uma lista dos programas que instala

Provavelmente com frequência instala programas e aplicações que facilitam a sua vida. Mantenha uma lista desses programas (por exemplo no Evernote) para que seja mais rápido reinstalar tudo de novo. Guarde também os dados de loggin e passwords.

5. Tire partido dos perfis nos navegadores da internet

Provavelmente também já conhece esta funcionalidade mas se não conhece experimente. Para que tenha acesso a todos os seus favoritos, configurações, etc. que guarda no seu programa de navegação na internet, crie um perfil para que em qualquer dispositivo tenha acesso sempre à mesma informação.

Se usa o Mozilla Firefox tem que criar uma conta (instruções para configurar a sincronização aqui). Se usa o GoogleChrome pode usar a sua conta da Google (instruções para configurar aqui). Se usa outro navegador, experimente um destes dois que são reconhecidamente os melhores em termos de performance e funcionalidades.

Gosto particularmente da possibilidade de criar vários perfis. Tenho um perfil pessoal e um profissional com links e marcadores diferentes (os links a que acedo quando estou a trabalhar não são os mesmos que tipicamente acedo quando estou a navegar por lazer). Tenho assim um ambiente diferente nos dois contextos o que me facilita aceder ao que preciso na altura certa.