O segredo do alto desempenho ao longo do dia

“O tempo não é a coisa principal. É a única coisa.” Miles Davis

É assim que começa um dos melhores livros que li nos últimos tempos sobre O TEMPO.

Daniel Pink mostra-nos resultados surpreendentes no seu mais recente livro “Quando: Os Segredos Cientificamente Comprovados do Timing Perfeito”.

Neste artigo vou partilhar algumas das ideias mais inovadoras e práticas do livro para obter já resultados. Mas aconselho a que leia o livro, em particular se gere equipas.

O quê e quando: o segredo do alto desempenho

A maior parte das pessoas tem alguma noção de que a sua energia varia ao longo do dia. Alguns até dizem que são cotovias (funcionam melhor de manhã) e outras corujas (funcionam melhor à noite).

Daniel Pink traz-nos as evidências científicas do padrão desta variação e de como podemos tirar partido do conhecimento desse padrão para melhor desempenho.

Já há muito que trabalho este tema nos meus cursos de gestão de tempo: aproveitar o pico de energia e concentração para fazer tarefas importantes que requerem…energia e concentração!

O que este livro me trouxe de novo foi a perceção de que há padrões da variação do estado ao longo do dia, que há tarefas mais adequadas a alguns períodos de tempo e como […]

Uma experiência impressionante sobre o impacto dos gestores nos resultados

Despachar a tarefa ou resolver o problema?

O João trabalhava naquela empresa há muitos anos. Cumpria com aquilo que lhe pediam mas há uns tempos que andava a sentir-se injustiçado porque, apesar de ser dedicado, o colega Fernando, que estava há bem menos tempo na empresa, estava a ganhar mais do que ele.

Um dia achou que era o momento de mostrar essa insatisfação ao chefe e partilhou com ele essa observação. O chefe não deu muita importância e disse-lhe que podiam falar nisso mais tarde mas que agora precisava mesmo da ajuda dele com uma situação que queria resolver rapidamente.

Disse-lhe que nesse dia tinha uma vista de um grupo de 25 pessoas de uma empresa parceira e queria nesse evento servir fruta. Tinha pensado em maçãs e alguns bolos. Só pensou nisso nesse dia e não encomendou. Pediu ao João para ir à mercearia ao pé da empresa ver se tinham maças e bolos.

O João lá foi e voltou ao fim de 10 minutos e informou o chefe que tinham maçãs e bolos.

“E quanto custam?” perguntou o chefe.

“Isso não perguntei.” respondeu o João.

“E têm quantidade para hoje?” perguntou o chefe.

“Não sei.” respondeu o João.

O chefe ligou então para o Fernando e pediu-lhe a mesma coisa. O […]

Respire assim para relaxar e controlar o nervosismo/ansiedade

É comum dizermos a alguém nervoso “Respira fundo!”.

A respiração é uma das estratégias mais eficazes para nos ajudar a gerir o nosso estado emocional.

A maior parte das pessoas faz uma respiração superficial e não explora estas estratégias. Hoje deixo-lhe uma sugestão muito simples que pode treinar e usar nos momentos em que sente que precisa de relaxar ou reduzir o batimento cardíaco.

Nessas alturas respire profundamente permitindo que o abdómen dilate e respire de modo a que o tempo que demora a expirar seja o dobro do tempo da inspiração, ou seja, faça uma expiração mais longa do que a inspiração. Se inspirou em 3 segundos, expire em 6. Se inspirou em 4 segundos, expire em 8.

Faça várias respirações neste ritmo.

Descubra qual é o tempo da inspiração confortável para si. O mais difícil é inspirar num tempo que permita aguentarmos o tempo da expiração. Para cada um este tempo é diferente já que depende da nossa capacidade torácica e treino.

Pode ajudar ter um apoio visual para fazer este exercício. Experimente este site e defina qual é o tempo de inspiração e expiração mais confortável para si.

Sugestão: crie o hábito de respirar profundamente por exemplo sempre que encontra um semáforo […]

Resultados do questionário sobre diretores de obra

Uma das atividades que realizei para criar o programa de treino para diretores de obra que lancei há pouco tempo foi publicar um questionário para caracterizar as necessidades e dificuldades que este grupo de profissionais enfrenta em Portugal.

As partilhas de todos foram mais ou menos alinhadas com a informação que já tinha recolhido de entrevistas presenciais com alguns diretores de obra, diretores de produção e fiscais.

Hoje partilho dois gráficos que resumem algumas das respostas e que refletem aquilo que quem está na área conhece.

Um dos maiores desafios está relacionado com a cultura deste mercado:

  • Propostas esmagadas e falta de tempo de preparação no início da obra;
  • Atrasos nos subempreiteiros e fornecedores muitas vezes causados por falta de qualificação e má gestão;
  • Clientes inexperientes e/ou inflexíveis.

Uma das pessoas com quem falei partilhou comigo que muitas vezes o plano da obra não é um plano mas sim um desejo, não só por o diretor de obra acreditar não ter condições para o cumprir como também por sistematicamente acontecerem inúmeros imprevistos que não são geridos como riscos.

Aqui as fontes destes imprevistos são, como já especulávamos, os subempreiteiros e fornecedores seguidos pelos […]

Porque não temos tempo

Tendencialmente acho muito mais interessantes as perguntas “como” do que “porquê”. “Porque não tenho tempo?” ou “Como posso ter tempo?” sendo que a primeira ajuda a trazer respostas para a segunda mas por si só não muda nada.

Mas hoje vou deixar aqui algumas ideias sobre o “porque não tenho tempo” na expetativa que o leve a refletir um pouco sobre o “como posso ter tempo?”. Não é uma análise exaustiva mas algumas das coisas que tenho observado que, com mais frequência, acontecem na vida dos meus clientes.

Comecemos pelo princípio. Todos temos tempo. Todos temos 24 horas, 1440 minutos e 86400 segundos em cada dia. O que sentimos é que não é suficiente. Sim, eu sei que isto é um enquadramento (aparentemente) palerma mas talvez nos ajude a perceber que o segredo não esteja em termos mais tempo (o que é uma impossibilidade física) mas em o usarmos de outro modo.

Mais “coisas” para fazer do que tempo para as fazer

Esta é uma das causas de não ter tempo. É termos realmente mais coisas para fazer do que o tempo disponível. Parece-me que isto é principalmente um reflexo dos tempos em que vivemos:

  • Falta de recursos humanos (por falta de planeamento […]

5 dicas para lidar com alguém “irritante”

Só de ler o título deste artigo começou logo a pensar nalgumas pessoas da sua vida? Talvez…

Vou dar-lhe algumas sugestões para lidar com alguém “irritante”…seja lá o que isso for para cada um.

Dica #1: não lidar

Evite. Fuja. Ignore.

Não siga. Desamigue (das redes sociais).

Dica #2: ter compaixão

Lembre-se que só tem que lidar com essa pessoa um tempo limitado mas essa pessoa precisa de lidar consigo mesma todo o dia.

Dica #3: não reagir

Reagir a um comportamento irritante pode reforçá-lo.

Às vezes esse comportamento pode ser uma forma de chamar a atenção. Ao reagir está a premiar esse comportamento.

Por exemplo, se alguém está a teimar em algo (e lembre-se que ninguém teima sozinho), reagir (teimar) reforça esse comportamento.

Dica #4: encorajar o positivo

Essa pessoa é sempre irritante? Provavelmente não.

Encoraje/elogie quando não o faz.

Dica #5: mudar a atitude

Respire fundo antes de ler o que vou dizer a seguir.

As pessoas não são irritantes.

Nós é que ESCOLHEMOS sentirmo-nos irritados com determinados comportamentos que alguém adota.

É certo que a escolha não é na maior parte das vezes consciente (“Agora que ele fez isto vou ficar mesmo irritado”) e é o resultado das nossas crenças, dos nossos valores, daquilo que ACREDITAMOS estar certo.

“Se não gostas de uma coisa, […]

Como “se orientar” no seu caderno

O mundo pode dar muitas voltas mas o papel ainda é a solução mais prática para tomarmos notas. Em particular se lhe aparecem muitas coisas para fazer durante o dia ou/e tem reuniões provavelmente tem o costume de tirar notas por exemplo de coisas que precisa de fazer e de informação da qual se quer lembrar. Hoje quero dar-lhe algumas ideias práticas para tirar mais partido dos papel.

Porquê tirar notas ao longo do dia e nas reuniões

Para muitos tirar notas é uma estratégia de sobrevivência porque hoje em dia já não é possível confiarmos na memória a partir do momento em que a quantidade de informação com a qual lidamos diariamente passa a ser considerável.

Além disso, é um desperdício de espaço de processamento mental que pode estar a ser usado para sermos criativos, resolvermos problemas ou “simplesmente” para nos sentirmos mais tranquilos (em vez de lidarmos com a vozinha dentro da nossa cabeça a dizer-nos “lembra-te de…”).

Tirar notas por exemplo numa reunião ajuda-nos em várias fases:

  • Antes da reunião ajuda-nos a organizar as ideias e preparar a reunião para que seja mais efetiva;
  • Durante a reunião ajuda-nos a:
    • manter focados;
    • comunicar aos outros que estamos a tomar […]

Tudo é urgente e os imprevistos previsíveis numa obra

Depois do artigo “Porque é a função de diretor de obra difícil“,  vou hoje continuar a escrever sobre alguns dos desafios que os diretores de obra enfrentam embora a situação seja transversal a outras profissões e estas reflexões possam ser úteis a outras pessoas.

Tudo é importante e urgente…

Hoje em dia vive-se no modo do “tudo é importante e urgente” (e a ideia errada de que se é urgente é necessariamente importante mas isso é assunto para outro artigo). A ideia de que “tudo é importante e urgente” deixa muita gente sem energia e foco para investir tempo em coisas que, não sendo urgentes, são importantes.

É curioso reconhecermos que quando operamos no modo “importante e urgente” estamos no modo REAGIR: reagimos a problemas e imprevistos, respondemos rapidamente para cumprir prazos e reagimos a emails e telefonemas que precisam de resposta rápida.

Em geral são atividades que precisamos de fazer rapidamente e bem. Por outro lado, se não lhes conseguimos dar resposta, devemos:

  • clarificar prazos (sim, nem sempre o urgente ou para ontem é real, muitas vezes é um desejo de outros até para eles próprios tirarem isso das suas preocupações)
  • renegociar prazos e gerir expetativas. Muitas vezes é melhor assumir conscientemente […]

Porque é a função de diretor de obra difícil…

Muitos dos meus clientes são engenheiros e reconheço que, devido à natureza da função, em particular os diretores de obra são uma das funções da Engenharia em Portugal que enfrenta maiores dificuldades em conseguir responder aos objetivos dos projetos e simultaneamente manter um equilíbrio nas várias dimensões da sua vida. Neste artigo, vou falar sobre isso.

Comecei por tomar consciência desta realidade já há alguns anos no papel de cliente quando construí uma casa e, nos últimos anos, trabalhando com vários diretores de obra no âmbito de cursos e programas de coaching.

Por isso, nos últimos meses, tenho pensado sobre como posso ajudar especificamente este grupo de profissionais. A solução não passa só por capacitá-los em melhores estratégias de gestão de tempo porque as necessidades são bem mais profundas e, inclusive, algumas refletem problemas estruturais e culturais do mercado onde operam.

Quando a ideia de fazer um programa de treino direcionado a diretores de obra começou a surgir, senti a necessidade de consolidar a minha perceção das necessidades destes profissionais e por isso, além de um questionário online, falei com vários diretores de obra, diretores de produção e fiscais.

Comecei por pensar que a maior necessidade estava essencialmente relacionada com a gestão de […]