Despachar a tarefa ou resolver o problema?

O João trabalhava naquela empresa há muitos anos. Cumpria com aquilo que lhe pediam mas há uns tempos que andava a sentir-se injustiçado porque, apesar de ser dedicado, o colega Fernando, que estava há bem menos tempo na empresa, estava a ganhar mais do que ele.

Um dia achou que era o momento de mostrar essa insatisfação ao chefe e partilhou com ele essa observação. O chefe não deu muita importância e disse-lhe que podiam falar nisso mais tarde mas que agora precisava mesmo da ajuda dele com uma situação que queria resolver rapidamente.

Disse-lhe que nesse dia tinha uma vista de um grupo de 25 pessoas de uma empresa parceira e queria nesse evento servir fruta. Tinha pensado em maçãs e alguns bolos. Só pensou nisso nesse dia e não encomendou. Pediu ao João para ir à mercearia ao pé da empresa ver se tinham maças e bolos.

O João lá foi e voltou ao fim de 10 minutos e informou o chefe que tinham maçãs e bolos.

“E quanto custam?” perguntou o chefe.

“Isso não perguntei.” respondeu o João.

“E têm quantidade para hoje?” perguntou o chefe.

“Não sei.” respondeu o João.

O chefe ligou então para o Fernando e pediu-lhe a mesma coisa. O […]

Como lidamos com o que há para fazer?

É um tema aparentemente tão pouco apelativo e tão, tão importante no nosso dia-a-dia. Como gerimos tudo o que temos para fazer?

Chamam-lhe lista de tarefas.

Uns apostam em soluções digitais super-integradas-sincronizadas e coloridas e outros vivem bem com o papel.

Não há uma melhor do que a outra. Há a melhor para cada um. Hoje quero falar um pouco sobre este tema já que observo com base na experiência dos meus clientes e na minha pessoal que é uma ferramenta que, se bem usada, pode fazer toda a diferença na nossa capacidade de resposta e tranquilidade. Sim, tranquilidade. Principalmente tranquilidade.

A lista de tarefas serve essencialmente para duas coisas:

Nos lembrarmos do que temos para fazer. Mesmo aqueles que insistem em não escrever o que têm para fazer porque desde pequeninos que têm boa memória estão basicamente a (1) desperdiçar espaço de processamento mental que poderiam estar a utilizar para ser criativos e resolverem problemas e a (2) trazer stress para a sua vida. Imaginem viver com notificações constantes que não podemos desligar, às horas mais inapropriadas na forma do “não me posso esquecer de…”.

Nos ajudar ter noção do que temos para fazer, prioritizar e planear. Muitas vezes comprometemo-nos com coisas que não […]

Resultados do questionário sobre diretores de obra

Uma das atividades que realizei para criar o programa de treino para diretores de obra que lancei há pouco tempo foi publicar um questionário para caracterizar as necessidades e dificuldades que este grupo de profissionais enfrenta em Portugal.

As partilhas de todos foram mais ou menos alinhadas com a informação que já tinha recolhido de entrevistas presenciais com alguns diretores de obra, diretores de produção e fiscais.

Hoje partilho dois gráficos que resumem algumas das respostas e que refletem aquilo que quem está na área conhece.

Um dos maiores desafios está relacionado com a cultura deste mercado:

  • Propostas esmagadas e falta de tempo de preparação no início da obra;
  • Atrasos nos subempreiteiros e fornecedores muitas vezes causados por falta de qualificação e má gestão;
  • Clientes inexperientes e/ou inflexíveis.

Uma das pessoas com quem falei partilhou comigo que muitas vezes o plano da obra não é um plano mas sim um desejo, não só por o diretor de obra acreditar não ter condições para o cumprir como também por sistematicamente acontecerem inúmeros imprevistos que não são geridos como riscos.

Aqui as fontes destes imprevistos são, como já especulávamos, os subempreiteiros e fornecedores seguidos pelos […]

Fazer tempo para aprender

Nos últimos tempos criei a rotina de ouvir podcasts de temas que me interessam enquanto conduzo, mas sempre com atenção à estrada :).

Há pessoas que também o fazem enquanto estão a fazer outras atividades como por exemplo a cozinhar. Ainda não cheguei a essa fase. Também é bom estar por exemplo a cozinhar e a usufruir disso mesmo.

Mesmo não sendo muito tempo, o acumular de pequenos tempos traz-me ideias, aprendizagens e sorrisos que de outra forma não teria.

O passo seguinte que estou a testar nas últimas semanas é ouvir audiobooks. Confesso que sempre achei que não ia gostar em particular por ser difícil de manter a atenção. E é!

Para lidar com isso optei por algumas estratégias

  • Não estou a ouvir audiobooks de livros “técnicos”. Para mim é mais difícil de organizar as ideias e apreender o significado quando os conteúdos têm por exemplo uma estrutura (por exemplo 5 pontos para…). Nesses livros tipicamente gosto de sublinhar ou tirar notas e a ouvir é mais difícil.
  • Optei por livros com temas que me interessam. Às vezes distraio-me mas há sempre a possibilidade de andar 30 segundos para trás. Por outro lado tenho a sensação de que algumas ideias “ficam” mais. Como […]

Alternativa simples ao skype para reuniões

Uma das maneiras de poupar tempo é não nos deslocarmos para reuniões (e também uma opção mais ecológica). Nalgumas áreas de negócio esta prática não é ainda comum mas noutras, em que por exemplo precisamos de fazer reuniões com pessoas que estão longe, é a solução.

Mas mesmo estando na mesma cidade há reuniões que podem ser feitas sem problema usando o computador em particular se as pessoas já se conhecem.

Para que as reuniões corram bem é importante haver uma boa qualidade de rede e também que todos tenham uma webcam. O contacto visual facilita bastante a comunicação.

Uma das ferramentas que muitos usam é o skype que pode ser um obstáculo se as outras pessoas não usarem ou porque não estão habituadas ou porque não têm permissão para instalá-lo no computador.

Uma alternativa ao skype é o appear.in que torna o processo muito mais fácil. Basicamente criamos um link que enviamos aos participantes e estes só têm de entrar nessa página. Não precisam de instalar nada nem de criar uma conta. Não precisamos de estar a ligar a ninguém. A versão grátis permite fazer reuniões entre 4 pessoas. Permite também partilhar o ecrã.

Porque não temos tempo

Tendencialmente acho muito mais interessantes as perguntas “como” do que “porquê”. “Porque não tenho tempo?” ou “Como posso ter tempo?” sendo que a primeira ajuda a trazer respostas para a segunda mas por si só não muda nada.

Mas hoje vou deixar aqui algumas ideias sobre o “porque não tenho tempo” na expetativa que o leve a refletir um pouco sobre o “como posso ter tempo?”. Não é uma análise exaustiva mas algumas das coisas que tenho observado que, com mais frequência, acontecem na vida dos meus clientes.

Comecemos pelo princípio. Todos temos tempo. Todos temos 24 horas, 1440 minutos e 86400 segundos em cada dia. O que sentimos é que não é suficiente. Sim, eu sei que isto é um enquadramento (aparentemente) palerma mas talvez nos ajude a perceber que o segredo não esteja em termos mais tempo (o que é uma impossibilidade física) mas em o usarmos de outro modo.

Mais “coisas” para fazer do que tempo para as fazer

Esta é uma das causas de não ter tempo. É termos realmente mais coisas para fazer do que o tempo disponível. Parece-me que isto é principalmente um reflexo dos tempos em que vivemos:

  • Falta de recursos humanos (por falta de planeamento […]

Dois hábitos das pessoas ocupadas e de alto desempenho

Nós somos o que repetidamente fazemos. A excelência não é uma ação mas um hábito. Aristóteles.

Gosto muito desta frase porque cada vez mais acredito que a nossa capacidade de realizarmos aquilo que queremos, de termos as relações que queremos, de nos sentirmos como queremos depende da nossa capacidade de criarmos hábitos QUE NOS SIRVAM.

Muitos de nós têm medo dos hábitos e vêem a rotina como algo maçador. No entanto, não percebemos que muito, mas mesmo muito (estudos indicam que mais que 40%), do que pensamos, sentimos e fazemos está em piloto automático, são rotinas internas que criámos ao longo do tempo. E algumas, senão muitas, não nos servem e até nos afastam do que queremos.

Um dos caminhos para transformar alguma área da nossa vida é transformarmos algo que fazemos diariamente. Coisas pequenas que ao entrarem na nossa rotina passam a fazer parte de quem somos e já nem gastamos energia a pensar nisso.

Hoje não quero falar sobre como os hábitos funcionam mas sugerir-lhe dois que pode integrar no seu dia-a-dia e o vão ajudar a sentir-se mais realizado, mais descansado e até com mais tempo.

Ofereça alguns minutos a si mesmo logo quando acorda

Muita gente começa o dia […]

Controla ou desenvolve pessoas?

Acho curiosa a expressão inglesa “control freak” que podemos traduzir por controlador. Quem lidera equipas pode ter a tentação de assumir este papel para garantir os resultados que pretende.

Isto pode-se materializar por exemplo em dizer como quer que as coisas sejam feitas, andar sempre em cima a verificar ou a envolver-se em detalhes com mais ou menos importância.

Esta microgestão pode funcionar se liderar uma pequena equipa ou tiver muito tempo disponível.

Quando a equipa começa a ser maior ou o tempo não é assim tão lato, começa a ser difícil usar esta estratégia…embora muitos continuem a fazê-lo!

Qual é a solução defendida por todos os especialistas? É investir o tempo e energia em desenvolver as pessoas, em ajudá-las a tornarem-se autónomas.

Dá trabalho? Pode dar.

Gasta tempo? Sim mas a médio prazo bem menos do que continuar a controlar.

Esse tempo é um investimento que lhe vai trazer um retorno exponencial.

Como fazê-lo? Espreite aqui o programa de liderança avançado em que trabalhamos isso mesmo.

A lista de coisas que tem para fazer causa-lhe ansiedade?

Não conheço ninguém que não tenha uma lista (e pode ser uma lista na cabeça) de coisas para fazer. Quando não estamos a falar de tarefas profissionais, falamos de coisas pessoais que há a fazer.

Uma coisa curiosa com esta lista é que nunca vai acabar. Muitos de nós estão quase viciados em despachar tarefas na ilusão inconsciente de que um dia não haverá mais nada a fazer e aí, finalmente, vamos descansar.

A minha agenda e a aplicação que uso para gerir as minhas tarefas são fundamentais para eu manter a sanidade. Uso essas ferramentas para planear o que há a fazer a nível profissional e pessoal mas também registo aí ideias que tenho, conteúdos que quero consumir, coisas que me quero lembrar de pensar, atividades recorrentes da minha vida, etc.

Para algumas pessoas a vista dessa informação toda agrupada poderia trazer alguma ansiedade e confesso que há dias em que sinto isso.

Nos últimos tempo tenho andado a fazer uma experiência derivada do treino de mindfulness. No treino de mindfulness treinamos a nossa atenção em estar aqui e agora.

O que tenho feito é lembrar-me disso repetindo com alguma frequência para mim mesma que

Eu encaro o que estou a fazer agora como […]

Como resistir à tentação

Resposta rápida: remover a tentação.

Todos nós somos “tentados” no dia-a-dia por coisas que gostaríamos de conseguir evitar.

Alguns de nós são tentados por comida.

Outros por distrações.

Outros por comportamentos que não nos servem.

Resistir à tentação é difícil porque implica gastar energia.

Chamamos a esta energia FORÇA DE VONTADE. Muitos de nós acreditam que ter ou não força de vontade é uma característica inata e pessoal mas isso não é verdade.

De uma maneira muito simplista considere que, tal como a força muscular, a força de vontade se gasta ao longo do dia (como? quando se usa!) e pode ser fortalecida.

Mas hoje não quero falar-lhe de como fortalecer a força de vontade. Quero deixar-lhe a sugestão mais simples para nem ter de a usar (e gastar).

Se a tentação não existir é muito, muito, muito mais fácil não nos deixarmos seduzir por ela.

Remova as tentações do seu ambiente

Por exemplo, se tem dificuldade em resistir à tentação de doces a solução é nem os comprar. “Bolacha comprada, bolacha comida!”. (E se a desculpa é que precisa de ter estas coisas em casa por causa das crianças, aconselho-o a ver a reportagem “Somos aquilo que comemos”. )

Se tem dificuldade em resistir à tentação de […]