Dicas para os diretores de obra terem resposta aos emails e anteciparem quando não lhes respondem

Um estudo de 2012 refere que em média passamos 28% do nosso dia de trabalho a lidar com o email. Isso são pelo menos 11 horas da nossa semana. Imagino que tendo em conta a diversidade de intervenientes e assuntos que um diretor de obra tem de gerir, este tempo por vezes possa até ser maior.

O diretor de obra tem de ser capaz de dar resposta a emails e fazer seguimento de assuntos, interagindo com pessoas que estão igualmente imersas em muitas grandes e pequenas coisas para tratar.

O email é como uma lista de tarefas que nunca acaba e por isso é fundamental o diretor de obra ser sistemático a “tratar” do seu email conseguindo:

  1. Dar resposta aos emails importantes (e não deixar que fiquem esquecidos e soterrados por outros dentro da caixa de entrada);
  2. Ser capaz de se focar nos emails que são mais importantes responder no dia e ir gerindo as prioridades de resposta aos outros que podem esperar um pouco ou que não pode responder logo devido, por exemplo, a não ter já informação que precisa para responder;
  3. Garantir que tem as respostas que precisa e consegue dar seguimento a assuntos em falta (por exemplo fazer […]

4 dicas para quem gostava de…

Em todos (sim, todos e eu não sou muito de fazer generalizações desta natureza) os cursos que facilito encontro pessoas que gostariam de trazer algum tipo de comportamento de um modo sistemático para a sua vida.

Muitas destas pessoas desejam-no porque são comportamentos que acreditam que os vão ajudar a sentirem-se melhor, com mais energia, com mais saúde, com mais resiliência.

Estes comportamentos podem ser coisas tão simples como beber água, fazer algum tipo de alongamento na cadeira, fazer algumas pausas por dia, praticar exercício, fazer diferentes escolhas alimentares, criar rotinas de foco, e tantas outras.

Na maior parte dos casos, visto de fora, estes comportamentos parecem relativamente simples de adotar mas se fossem provavelmente eu não estava a escrever este artigo.

Vou partilhar algumas dicas para facilitar a adoção deste tipo de comportamentos.

Antes de continuar a ler o resto do artigo, pergunto-lhe “ no seu caso, qual o comportamento que gostaria de trazer para o seu dia-a-dia?” para aproveitar e por já em prática o que sugiro de seguida.

Escolha só um!

Dica #1: Estar determinado a transformar ou adotar UM e SÓ UM comportamento

Às vezes queremos mudar TUDO o que é o primeiro passo para ficar TUDO na mesma.

É importante focarmo-nos numa coisa só.

Um novo […]

Despachar a tarefa ou resolver o problema?

O João trabalhava naquela empresa há muitos anos. Cumpria com aquilo que lhe pediam mas há uns tempos que andava a sentir-se injustiçado porque, apesar de ser dedicado, o colega Fernando, que estava há bem menos tempo na empresa, estava a ganhar mais do que ele.

Um dia achou que era o momento de mostrar essa insatisfação ao chefe e partilhou com ele essa observação. O chefe não deu muita importância e disse-lhe que podiam falar nisso mais tarde mas que agora precisava mesmo da ajuda dele com uma situação que queria resolver rapidamente.

Disse-lhe que nesse dia tinha uma vista de um grupo de 25 pessoas de uma empresa parceira e queria nesse evento servir fruta. Tinha pensado em maçãs e alguns bolos. Só pensou nisso nesse dia e não encomendou. Pediu ao João para ir à mercearia ao pé da empresa ver se tinham maças e bolos.

O João lá foi e voltou ao fim de 10 minutos e informou o chefe que tinham maçãs e bolos.

“E quanto custam?” perguntou o chefe.

“Isso não perguntei.” respondeu o João.

“E têm quantidade para hoje?” perguntou o chefe.

“Não sei.” respondeu o João.

O chefe ligou então para o Fernando e pediu-lhe a mesma coisa. O […]

Como lidamos com o que há para fazer?

É um tema aparentemente tão pouco apelativo e tão, tão importante no nosso dia-a-dia. Como gerimos tudo o que temos para fazer?

Chamam-lhe lista de tarefas.

Uns apostam em soluções digitais super-integradas-sincronizadas e coloridas e outros vivem bem com o papel.

Não há uma melhor do que a outra. Há a melhor para cada um. Hoje quero falar um pouco sobre este tema já que observo com base na experiência dos meus clientes e na minha pessoal que é uma ferramenta que, se bem usada, pode fazer toda a diferença na nossa capacidade de resposta e tranquilidade. Sim, tranquilidade. Principalmente tranquilidade.

A lista de tarefas serve essencialmente para duas coisas:

Nos lembrarmos do que temos para fazer. Mesmo aqueles que insistem em não escrever o que têm para fazer porque desde pequeninos que têm boa memória estão basicamente a (1) desperdiçar espaço de processamento mental que poderiam estar a utilizar para ser criativos e resolverem problemas e a (2) trazer stress para a sua vida. Imaginem viver com notificações constantes que não podemos desligar, às horas mais inapropriadas na forma do “não me posso esquecer de…”.

Nos ajudar ter noção do que temos para fazer, prioritizar e planear. Muitas vezes comprometemo-nos com coisas que não […]

Resultados do questionário sobre diretores de obra

Uma das atividades que realizei para criar o programa de treino para diretores de obra que lancei há pouco tempo foi publicar um questionário para caracterizar as necessidades e dificuldades que este grupo de profissionais enfrenta em Portugal.

As partilhas de todos foram mais ou menos alinhadas com a informação que já tinha recolhido de entrevistas presenciais com alguns diretores de obra, diretores de produção e fiscais.

Hoje partilho dois gráficos que resumem algumas das respostas e que refletem aquilo que quem está na área conhece.

Um dos maiores desafios está relacionado com a cultura deste mercado:

  • Propostas esmagadas e falta de tempo de preparação no início da obra;
  • Atrasos nos subempreiteiros e fornecedores muitas vezes causados por falta de qualificação e má gestão;
  • Clientes inexperientes e/ou inflexíveis.

Uma das pessoas com quem falei partilhou comigo que muitas vezes o plano da obra não é um plano mas sim um desejo, não só por o diretor de obra acreditar não ter condições para o cumprir como também por sistematicamente acontecerem inúmeros imprevistos que não são geridos como riscos.

Aqui as fontes destes imprevistos são, como já especulávamos, os subempreiteiros e fornecedores seguidos pelos […]

Fazer tempo para aprender

Nos últimos tempos criei a rotina de ouvir podcasts de temas que me interessam enquanto conduzo, mas sempre com atenção à estrada :).

Há pessoas que também o fazem enquanto estão a fazer outras atividades como por exemplo a cozinhar. Ainda não cheguei a essa fase. Também é bom estar por exemplo a cozinhar e a usufruir disso mesmo.

Mesmo não sendo muito tempo, o acumular de pequenos tempos traz-me ideias, aprendizagens e sorrisos que de outra forma não teria.

O passo seguinte que estou a testar nas últimas semanas é ouvir audiobooks. Confesso que sempre achei que não ia gostar em particular por ser difícil de manter a atenção. E é!

Para lidar com isso optei por algumas estratégias

  • Não estou a ouvir audiobooks de livros “técnicos”. Para mim é mais difícil de organizar as ideias e apreender o significado quando os conteúdos têm por exemplo uma estrutura (por exemplo 5 pontos para…). Nesses livros tipicamente gosto de sublinhar ou tirar notas e a ouvir é mais difícil.
  • Optei por livros com temas que me interessam. Às vezes distraio-me mas há sempre a possibilidade de andar 30 segundos para trás. Por outro lado tenho a sensação de que algumas ideias “ficam” mais. Como […]

Alternativa simples ao skype para reuniões

Uma das maneiras de poupar tempo é não nos deslocarmos para reuniões (e também uma opção mais ecológica). Nalgumas áreas de negócio esta prática não é ainda comum mas noutras, em que por exemplo precisamos de fazer reuniões com pessoas que estão longe, é a solução.

Mas mesmo estando na mesma cidade há reuniões que podem ser feitas sem problema usando o computador em particular se as pessoas já se conhecem.

Para que as reuniões corram bem é importante haver uma boa qualidade de rede e também que todos tenham uma webcam. O contacto visual facilita bastante a comunicação.

Uma das ferramentas que muitos usam é o skype que pode ser um obstáculo se as outras pessoas não usarem ou porque não estão habituadas ou porque não têm permissão para instalá-lo no computador.

Uma alternativa ao skype é o appear.in que torna o processo muito mais fácil. Basicamente criamos um link que enviamos aos participantes e estes só têm de entrar nessa página. Não precisam de instalar nada nem de criar uma conta. Não precisamos de estar a ligar a ninguém. A versão grátis permite fazer reuniões entre 4 pessoas. Permite também partilhar o ecrã.

Porque não temos tempo

Tendencialmente acho muito mais interessantes as perguntas “como” do que “porquê”. “Porque não tenho tempo?” ou “Como posso ter tempo?” sendo que a primeira ajuda a trazer respostas para a segunda mas por si só não muda nada.

Mas hoje vou deixar aqui algumas ideias sobre o “porque não tenho tempo” na expetativa que o leve a refletir um pouco sobre o “como posso ter tempo?”. Não é uma análise exaustiva mas algumas das coisas que tenho observado que, com mais frequência, acontecem na vida dos meus clientes.

Comecemos pelo princípio. Todos temos tempo. Todos temos 24 horas, 1440 minutos e 86400 segundos em cada dia. O que sentimos é que não é suficiente. Sim, eu sei que isto é um enquadramento (aparentemente) palerma mas talvez nos ajude a perceber que o segredo não esteja em termos mais tempo (o que é uma impossibilidade física) mas em o usarmos de outro modo.

Mais “coisas” para fazer do que tempo para as fazer

Esta é uma das causas de não ter tempo. É termos realmente mais coisas para fazer do que o tempo disponível. Parece-me que isto é principalmente um reflexo dos tempos em que vivemos:

  • Falta de recursos humanos (por falta de planeamento […]

Dois hábitos das pessoas ocupadas e de alto desempenho

Nós somos o que repetidamente fazemos. A excelência não é uma ação mas um hábito. Aristóteles.

Gosto muito desta frase porque cada vez mais acredito que a nossa capacidade de realizarmos aquilo que queremos, de termos as relações que queremos, de nos sentirmos como queremos depende da nossa capacidade de criarmos hábitos QUE NOS SIRVAM.

Muitos de nós têm medo dos hábitos e vêem a rotina como algo maçador. No entanto, não percebemos que muito, mas mesmo muito (estudos indicam que mais que 40%), do que pensamos, sentimos e fazemos está em piloto automático, são rotinas internas que criámos ao longo do tempo. E algumas, senão muitas, não nos servem e até nos afastam do que queremos.

Um dos caminhos para transformar alguma área da nossa vida é transformarmos algo que fazemos diariamente. Coisas pequenas que ao entrarem na nossa rotina passam a fazer parte de quem somos e já nem gastamos energia a pensar nisso.

Hoje não quero falar sobre como os hábitos funcionam mas sugerir-lhe dois que pode integrar no seu dia-a-dia e o vão ajudar a sentir-se mais realizado, mais descansado e até com mais tempo.

Ofereça alguns minutos a si mesmo logo quando acorda

Muita gente começa o dia […]

Controla ou desenvolve pessoas?

Acho curiosa a expressão inglesa “control freak” que podemos traduzir por controlador. Quem lidera equipas pode ter a tentação de assumir este papel para garantir os resultados que pretende.

Isto pode-se materializar por exemplo em dizer como quer que as coisas sejam feitas, andar sempre em cima a verificar ou a envolver-se em detalhes com mais ou menos importância.

Esta microgestão pode funcionar se liderar uma pequena equipa ou tiver muito tempo disponível.

Quando a equipa começa a ser maior ou o tempo não é assim tão lato, começa a ser difícil usar esta estratégia…embora muitos continuem a fazê-lo!

Qual é a solução defendida por todos os especialistas? É investir o tempo e energia em desenvolver as pessoas, em ajudá-las a tornarem-se autónomas.

Dá trabalho? Pode dar.

Gasta tempo? Sim mas a médio prazo bem menos do que continuar a controlar.

Esse tempo é um investimento que lhe vai trazer um retorno exponencial.

Como fazê-lo? Espreite aqui o programa de liderança avançado em que trabalhamos isso mesmo.