Despachar a tarefa ou resolver o problema?

O João trabalhava naquela empresa há muitos anos. Cumpria com aquilo que lhe pediam mas há uns tempos que andava a sentir-se injustiçado porque, apesar de ser dedicado, o colega Fernando, que estava há bem menos tempo na empresa, estava a ganhar mais do que ele.

Um dia achou que era o momento de mostrar essa insatisfação ao chefe e partilhou com ele essa observação. O chefe não deu muita importância e disse-lhe que podiam falar nisso mais tarde mas que agora precisava mesmo da ajuda dele com uma situação que queria resolver rapidamente.

Disse-lhe que nesse dia tinha uma vista de um grupo de 25 pessoas de uma empresa parceira e queria nesse evento servir fruta. Tinha pensado em maçãs e alguns bolos. Só pensou nisso nesse dia e não encomendou. Pediu ao João para ir à mercearia ao pé da empresa ver se tinham maças e bolos.

O João lá foi e voltou ao fim de 10 minutos e informou o chefe que tinham maçãs e bolos.

“E quanto custam?” perguntou o chefe.

“Isso não perguntei.” respondeu o João.

“E têm quantidade para hoje?” perguntou o chefe.

“Não sei.” respondeu o João.

O chefe ligou então para o Fernando e pediu-lhe a mesma coisa. O […]

Resultados do questionário sobre diretores de obra

Uma das atividades que realizei para criar o programa de treino para diretores de obra que lancei há pouco tempo foi publicar um questionário para caracterizar as necessidades e dificuldades que este grupo de profissionais enfrenta em Portugal.

As partilhas de todos foram mais ou menos alinhadas com a informação que já tinha recolhido de entrevistas presenciais com alguns diretores de obra, diretores de produção e fiscais.

Hoje partilho dois gráficos que resumem algumas das respostas e que refletem aquilo que quem está na área conhece.

Um dos maiores desafios está relacionado com a cultura deste mercado:

  • Propostas esmagadas e falta de tempo de preparação no início da obra;
  • Atrasos nos subempreiteiros e fornecedores muitas vezes causados por falta de qualificação e má gestão;
  • Clientes inexperientes e/ou inflexíveis.

Uma das pessoas com quem falei partilhou comigo que muitas vezes o plano da obra não é um plano mas sim um desejo, não só por o diretor de obra acreditar não ter condições para o cumprir como também por sistematicamente acontecerem inúmeros imprevistos que não são geridos como riscos.

Aqui as fontes destes imprevistos são, como já especulávamos, os subempreiteiros e fornecedores seguidos pelos […]

Controla ou desenvolve pessoas?

Acho curiosa a expressão inglesa “control freak” que podemos traduzir por controlador. Quem lidera equipas pode ter a tentação de assumir este papel para garantir os resultados que pretende.

Isto pode-se materializar por exemplo em dizer como quer que as coisas sejam feitas, andar sempre em cima a verificar ou a envolver-se em detalhes com mais ou menos importância.

Esta microgestão pode funcionar se liderar uma pequena equipa ou tiver muito tempo disponível.

Quando a equipa começa a ser maior ou o tempo não é assim tão lato, começa a ser difícil usar esta estratégia…embora muitos continuem a fazê-lo!

Qual é a solução defendida por todos os especialistas? É investir o tempo e energia em desenvolver as pessoas, em ajudá-las a tornarem-se autónomas.

Dá trabalho? Pode dar.

Gasta tempo? Sim mas a médio prazo bem menos do que continuar a controlar.

Esse tempo é um investimento que lhe vai trazer um retorno exponencial.

Como fazê-lo? Espreite aqui o programa de liderança avançado em que trabalhamos isso mesmo.

Nem sempre as suas reuniões são efetivas?

O que é uma reunião efetiva?

Há dois tipos de reuniões: reuniões efetivas e reuniões para aquecer. 🙂

As perguntas abaixo dão-lhe algumas pistas para avaliar de que tipo são as suas reuniões.

  • Chega ao fim com a sensação de não ter produzido nada?
  • Os participantes estão a ver o email ou o telemóvel?
  • Na reunião seguinte alguns assuntos estão na mesma?
  • Alguém no fim diz “Vamos lá trabalhar!”?
  • A sala ficou mais quente?

As reuniões podem ter vários propósitos (encontrar soluções, tomar decisões, planear, coordenar o trabalho, informar).

Uma reunião é efetiva quando o seu propósito é cumprido e se criam as condições para que o acordado por todos seja realizado.

Quando isto não acontece a sala ficou mais quente (cada pessoa dissipa 70W) e desperdiçou-se tempo e dinheiro.

Quanto custa uma reunião?

Não temos o hábito de pensar quando custa uma reunião. Às vezes esforçamo-nos por poupar tostões e desperdiçamos muito mais em reuniões pouco efetivas.

De um modo muito simplificado podemos calcular o custo de uma reunião da seguinte maneira:

Custo de uma reunião (em horas) = número de participantes x duração da reunião

Exemplo

5 pessoas x 1 hora e 30 minutos = 7 horas e 30 […]

Fazer a tarefa ou resolver o problema?

São coisas diferentes.

Há dias fui visitar o meu pai ao hospital de Santa Marta em Lisboa e ele não estava na cama. Devia já ter voltado de um tratamento noutro hospital por volta das 14 horas e às 17 ainda não tinha aparecido. Perguntei a uma enfermeira pelo meu pai e respondeu-me que ainda não tinha voltado. Isso eu já sabia. Precisei de lhe pedir explicitamente para ver a que horas tinha saído, onde estava e a que horas era previsível voltar para ter uma resposta que me ajudasse.

Chegou depois das 19 horas (acontece com alguma frequência o serviço de transportes de doentes apresentar estes atrasos talvez porque seja mais importante escolher os fornecedores mais baratos sem garantir se têm capacidade de resposta mas isso era assunto para outro artigo e estou basicamente a especular).

Mas neste caso o foco da enfermeira foi visivelmente responder à minha pergunta (que foi mal formulada, aceito!) e não resolver o problema de saber onde estava um doente que aparentemente esteve fora desde as 8 da manhã sem almoço, dependente de outros para tudo.

Eu percebi que ela estava cansada, saturada. Talvez já passasse a hora de ir embora. No entanto, isso não é uma […]

A regra dos 15 segundos de elogio

Não consegui encontrar o estudo original para confirmar esta informação mas parece-me que vale a pena partilhá-la.

Quando elogiamos alguém é necessário fazê-lo durante 15 segundos consecutivos para que isso seja ouvido. Por outro lado, a crítica é assimilada de imediato.

A maior parte das pessoas não está habituada a ouvir elogios e por isso rejeita-os até com alguma desconfiança: “o que é que este quer?”.

Por isso, nos próximos tempos quando quiser elogiar alguém da sua família, um amigo, um colega ou até um desconhecido, cronometre 15 segundos para ser levado a sério. 🙂

Tudo é urgente e os imprevistos previsíveis numa obra

Depois do artigo “Porque é a função de diretor de obra difícil“,  vou hoje continuar a escrever sobre alguns dos desafios que os diretores de obra enfrentam embora a situação seja transversal a outras profissões e estas reflexões possam ser úteis a outras pessoas.

Tudo é importante e urgente…

Hoje em dia vive-se no modo do “tudo é importante e urgente” (e a ideia errada de que se é urgente é necessariamente importante mas isso é assunto para outro artigo). A ideia de que “tudo é importante e urgente” deixa muita gente sem energia e foco para investir tempo em coisas que, não sendo urgentes, são importantes.

É curioso reconhecermos que quando operamos no modo “importante e urgente” estamos no modo REAGIR: reagimos a problemas e imprevistos, respondemos rapidamente para cumprir prazos e reagimos a emails e telefonemas que precisam de resposta rápida.

Em geral são atividades que precisamos de fazer rapidamente e bem. Por outro lado, se não lhes conseguimos dar resposta, devemos:

  • clarificar prazos (sim, nem sempre o urgente ou para ontem é real, muitas vezes é um desejo de outros até para eles próprios tirarem isso das suas preocupações)
  • renegociar prazos e gerir expetativas. Muitas vezes é melhor assumir conscientemente […]

Porque é a função de diretor de obra difícil…

Muitos dos meus clientes são engenheiros e reconheço que, devido à natureza da função, em particular os diretores de obra são uma das funções da Engenharia em Portugal que enfrenta maiores dificuldades em conseguir responder aos objetivos dos projetos e simultaneamente manter um equilíbrio nas várias dimensões da sua vida. Neste artigo, vou falar sobre isso.

Comecei por tomar consciência desta realidade já há alguns anos no papel de cliente quando construí uma casa e, nos últimos anos, trabalhando com vários diretores de obra no âmbito de cursos e programas de coaching.

Por isso, nos últimos meses, tenho pensado sobre como posso ajudar especificamente este grupo de profissionais. A solução não passa só por capacitá-los em melhores estratégias de gestão de tempo porque as necessidades são bem mais profundas e, inclusive, algumas refletem problemas estruturais e culturais do mercado onde operam.

Quando a ideia de fazer um programa de treino direcionado a diretores de obra começou a surgir, senti a necessidade de consolidar a minha perceção das necessidades destes profissionais e por isso, além de um questionário online, falei com vários diretores de obra, diretores de produção e fiscais.

Comecei por pensar que a maior necessidade estava essencialmente relacionada com a gestão de […]

Faça duas listas

Não tenho mérito nenhum neste post e nesta ideia! Achei muito interessante quando a li num artigo do Seth Godin e por isso traduzo e partilho.

Faça duas listas. Numa delas, identifique as queixas, desrespeitos e rompimentos que correram mal:

  • Pessoas que não gostam de si.
  • Negócios que deram errado.
  • Expectativas não razoáveis.
  • Situações más.
  • Resultados infelizes.
  • Injustiças.

Tudo é legítimo, é tudo real. Não se contenha.

Na outra lista, anote os privilégios, vantagens e oportunidades que tem:

  • Os lugares onde obtém o benefício da dúvida.
  • Onde tem influência e põe coisas as mexer.
  • As coisas que vê que os outros não.
  • O que funciona e o que funcionou.
  • Os recursos que pode usar.
  • As coisas que sabe.
  • As pessoas que confiam em si.

Agora, pegue numa lista e coloque-a numa gaveta.
Pegue na outra lista e cole-a no espelho da casa de banho.

Leia a lista na gaveta uma vez por mês ou uma vez por ano, apenas para lembrá-lo.

Leia a outra lista todos os dias.

A lista diária determinará onde está a sua atenção, como interpreta o que vê e a história que conta sobre o que está a acontecer e vai acontecer.

Pode escolher onde vai colocar cada lista o que é possivelmente […]

O preço a pagar por ser “partilhado” por vários projetos e atividades

No artigo Pessoas sob pressão de tempo não pensam mais depressa, comecei por partilhar alguns dos ensinamentos do livro “Slack: Getting Past Burnout, Busywork, and the Myth of Total Efficiency” de Tom DeMarco que aconselho vivamente a todos os que gerem equipas de “profissionais do conhecimento” (knowledge workers), ou seja, pessoas que criam algo com base nos seus conhecimentos específicos, criatividade e capacidade de análise.

Hoje vou continuar a falar sobre alguns dos conceitos defendidos neste livro associados a como podemos criar equipas mais eficientes (ou não!).

Um dos conceitos que este autor defende é que é ineficiente (sim, ineficiente!) ter pessoas sobrealocadas, ou seja, sem tempo livre, tendo mais trabalho para fazer do que o tempo que têm disponível em particular se estão divididas por várias tarefas/projetos e são “profissionais do conhecimento”.

Muitas vezes, na procura incessante pela eficiência, tornamo-nos na realidade mais ineficientes. O autor defende e demonstra que não ter tempo disponível, e estar aparentemente a ter uma eficiente utilização dos recursos (humanos), retira capacidade de resposta e cria organizações menos ágeis e flexíveis.

Em particular para “profissionais do conhecimento” (knowledge workers) que dividem o seu tempo em várias tarefas/projetos isso é especialmente danoso e ele quantifica em pelo […]