Como lidamos com o que há para fazer?

É um tema aparentemente tão pouco apelativo e tão, tão importante no nosso dia-a-dia. Como gerimos tudo o que temos para fazer?

Chamam-lhe lista de tarefas.

Uns apostam em soluções digitais super-integradas-sincronizadas e coloridas e outros vivem bem com o papel.

Não há uma melhor do que a outra. Há a melhor para cada um. Hoje quero falar um pouco sobre este tema já que observo com base na experiência dos meus clientes e na minha pessoal que é uma ferramenta que, se bem usada, pode fazer toda a diferença na nossa capacidade de resposta e tranquilidade. Sim, tranquilidade. Principalmente tranquilidade.

A lista de tarefas serve essencialmente para duas coisas:

Nos lembrarmos do que temos para fazer. Mesmo aqueles que insistem em não escrever o que têm para fazer porque desde pequeninos que têm boa memória estão basicamente a (1) desperdiçar espaço de processamento mental que poderiam estar a utilizar para ser criativos e resolverem problemas e a (2) trazer stress para a sua vida. Imaginem viver com notificações constantes que não podemos desligar, às horas mais inapropriadas na forma do “não me posso esquecer de…”.

Nos ajudar ter noção do que temos para fazer, prioritizar e planear. Muitas vezes comprometemo-nos com coisas que não […]

Porque não temos tempo

Tendencialmente acho muito mais interessantes as perguntas “como” do que “porquê”. “Porque não tenho tempo?” ou “Como posso ter tempo?” sendo que a primeira ajuda a trazer respostas para a segunda mas por si só não muda nada.

Mas hoje vou deixar aqui algumas ideias sobre o “porque não tenho tempo” na expetativa que o leve a refletir um pouco sobre o “como posso ter tempo?”. Não é uma análise exaustiva mas algumas das coisas que tenho observado que, com mais frequência, acontecem na vida dos meus clientes.

Comecemos pelo princípio. Todos temos tempo. Todos temos 24 horas, 1440 minutos e 86400 segundos em cada dia. O que sentimos é que não é suficiente. Sim, eu sei que isto é um enquadramento (aparentemente) palerma mas talvez nos ajude a perceber que o segredo não esteja em termos mais tempo (o que é uma impossibilidade física) mas em o usarmos de outro modo.

Mais “coisas” para fazer do que tempo para as fazer

Esta é uma das causas de não ter tempo. É termos realmente mais coisas para fazer do que o tempo disponível. Parece-me que isto é principalmente um reflexo dos tempos em que vivemos:

  • Falta de recursos humanos (por falta de planeamento […]

Vamos relembrar as coisas boas que temos no nosso trabalho e inspirar outros a fazê-lo?

Vivemos num mundo em que até parece mal falar bem do trabalho…e ai de quem se atrever a estar bem-disposto numa segunda-feira.

Estou a exagerar mas sinto que faz falta treinar o “músculo positivo”, a nossa capacidade de reconhecermos as coisas boas que temos no trabalho e quem sabe inspirar outros a fazê-lo.

Chamei a esta iniciativa #Trabalhonalua 🙂 e proponho que partilhe fotos de coisas que gosta no seu trabalho. Podem ser pessoas, objetos, atividades. Grandes ou pequenas. Muito especiais ou corriqueiras. Aquelas coisas que tornam o seu dia melhor.

E ao partilhar cada foto, inspire outros a fazerem o mesmo desafiando outra pessoa a fazer o mesmo.

A realidade é essencialmente aquilo a que prestamos atenção. Vamos prestar atenção a coisas boas e treinar o #MusculoPositivo?

Durante quantos dias consegue fazer este treino?

Use as hashtags #Trabalhonalua #MusculoPositivo. Pode usar o texto seguinte e também se quiser explicar porque escolheu essa foto.

Dia X

Partilho fotos de coisas que gosto no meu trabalho (pessoas, objetos, atividades). Grandes ou pequenas. Muito especiais ou corriqueiras. Aquelas coisas que tornam o meu dia melhor. Vou treinar o #MusculoPositivo.

Desafio NOME DA PESSOA para fazer o mesmo!

#Trabalhonalua #MusculoPositivo

Nem sempre as suas reuniões são efetivas?

O que é uma reunião efetiva?

Há dois tipos de reuniões: reuniões efetivas e reuniões para aquecer. 🙂

As perguntas abaixo dão-lhe algumas pistas para avaliar de que tipo são as suas reuniões.

  • Chega ao fim com a sensação de não ter produzido nada?
  • Os participantes estão a ver o email ou o telemóvel?
  • Na reunião seguinte alguns assuntos estão na mesma?
  • Alguém no fim diz “Vamos lá trabalhar!”?
  • A sala ficou mais quente?

As reuniões podem ter vários propósitos (encontrar soluções, tomar decisões, planear, coordenar o trabalho, informar).

Uma reunião é efetiva quando o seu propósito é cumprido e se criam as condições para que o acordado por todos seja realizado.

Quando isto não acontece a sala ficou mais quente (cada pessoa dissipa 70W) e desperdiçou-se tempo e dinheiro.

Quanto custa uma reunião?

Não temos o hábito de pensar quando custa uma reunião. Às vezes esforçamo-nos por poupar tostões e desperdiçamos muito mais em reuniões pouco efetivas.

De um modo muito simplificado podemos calcular o custo de uma reunião da seguinte maneira:

Custo de uma reunião (em horas) = número de participantes x duração da reunião

Exemplo

5 pessoas x 1 hora e 30 minutos = 7 horas e 30 […]

Fazer a tarefa ou resolver o problema?

São coisas diferentes.

Há dias fui visitar o meu pai ao hospital de Santa Marta em Lisboa e ele não estava na cama. Devia já ter voltado de um tratamento noutro hospital por volta das 14 horas e às 17 ainda não tinha aparecido. Perguntei a uma enfermeira pelo meu pai e respondeu-me que ainda não tinha voltado. Isso eu já sabia. Precisei de lhe pedir explicitamente para ver a que horas tinha saído, onde estava e a que horas era previsível voltar para ter uma resposta que me ajudasse.

Chegou depois das 19 horas (acontece com alguma frequência o serviço de transportes de doentes apresentar estes atrasos talvez porque seja mais importante escolher os fornecedores mais baratos sem garantir se têm capacidade de resposta mas isso era assunto para outro artigo e estou basicamente a especular).

Mas neste caso o foco da enfermeira foi visivelmente responder à minha pergunta (que foi mal formulada, aceito!) e não resolver o problema de saber onde estava um doente que aparentemente esteve fora desde as 8 da manhã sem almoço, dependente de outros para tudo.

Eu percebi que ela estava cansada, saturada. Talvez já passasse a hora de ir embora. No entanto, isso não é uma […]

Como “se orientar” no seu caderno

O mundo pode dar muitas voltas mas o papel ainda é a solução mais prática para tomarmos notas. Em particular se lhe aparecem muitas coisas para fazer durante o dia ou/e tem reuniões provavelmente tem o costume de tirar notas por exemplo de coisas que precisa de fazer e de informação da qual se quer lembrar. Hoje quero dar-lhe algumas ideias práticas para tirar mais partido dos papel.

Porquê tirar notas ao longo do dia e nas reuniões

Para muitos tirar notas é uma estratégia de sobrevivência porque hoje em dia já não é possível confiarmos na memória a partir do momento em que a quantidade de informação com a qual lidamos diariamente passa a ser considerável.

Além disso, é um desperdício de espaço de processamento mental que pode estar a ser usado para sermos criativos, resolvermos problemas ou “simplesmente” para nos sentirmos mais tranquilos (em vez de lidarmos com a vozinha dentro da nossa cabeça a dizer-nos “lembra-te de…”).

Tirar notas por exemplo numa reunião ajuda-nos em várias fases:

  • Antes da reunião ajuda-nos a organizar as ideias e preparar a reunião para que seja mais efetiva;
  • Durante a reunião ajuda-nos a:
    • manter focados;
    • comunicar aos outros que estamos a tomar […]

Planeamento ágil de trabalho individual ou de equipa

Para a gestão de trabalho individual e de uma pequena equipa nem sempre é necessário recorrermos a ferramentas informáticas.

Hoje quero falar de dois tipos de quadros que podem ser muito úteis na gestão do trabalho de uma equipa que trabalhe no mesmo escritório quer estejam ou não à vontade com a tecnologia (existem inclusive equipas de desenvolvimento de software que trabalham com base em quadros deste género)

Sistemas visuais de planeamento e gestão de trabalho são intuitivos. Os calendários de parede são um destes exemplos. Outro exemplo é o sistema Kanban desenvolvidos pela Toyota para controlar o fluxo de produção e transporte das fábricas.

Vou falar-lhe destes dois sistemas baseados em quadros brancos. Neles pode fazer o seu planeamento usando postits, imanes coloridos e canetas que se podem apagar.

Ambos apoiam o planeamento, uma visualização rápida do trabalho a fazer e a comunicação instantânea do estado do trabalho da equipa.

Quadros planificadores

Se tem tarefas que precisam de ser calendarizadas, realizadas numa determinada data ou semana, um quadro com um calendário anual, mensal ou semanal pode ajudá-lo.

quadro-plano-anual (4)

quadro-plano-anual (1)

quadro-plano-anual (3)

Estes […]

O telemóvel do diretor de obra (e outros profissionais que requerem muita mobilidade e falam muito ao telemóvel)

Não é por usarmos apps ou ferramentas informáticas que vamos ser mais organizados ou gerirmos melhor o tempo. Estas ferramentas podem-nos ajudar muito mas precisam de ser capazes de se adaptar às nossas necessidades e, principalmente, estarem integradas na nossa rotina em que as usamos consistentemente. Usar estas ferramentas não é, por si só, condição para que tenhamos resultados.

No entanto, hoje em dia podemos facilitar muito a nossa vida com o uso inteligente destas ferramentas e o “smart phone” é uma delas.

Hoje deixo algumas indicações especialmente úteis a diretores de obra ou outros profissionais que têm a necessidade de comunicar onde quer que estejam e são muito solicitados telefonicamente.

A escolha do telemóvel

Se o telemóvel estiver ligado à internet, além de lhe permitir estar ligado ao email e à sua agenda digital, permite aceder a ficheiros (se os tiver armazenados na nuvem) e à sua aplicação de gestão de tarefas (que aconselho vivamente a que seja digital e integrada no telemóvel).

É importante no entanto que o telemóvel tenha dimensão suficiente para que seja fácil visualizar a informação. Telemóveis muito pequenos dificultam por exemplo visualizar a agenda ou ler algum documento.

Aconselho a que quando trocar de telemóvel considere os seguintes fatores […]

Tudo é urgente e os imprevistos previsíveis numa obra

Depois do artigo “Porque é a função de diretor de obra difícil“,  vou hoje continuar a escrever sobre alguns dos desafios que os diretores de obra enfrentam embora a situação seja transversal a outras profissões e estas reflexões possam ser úteis a outras pessoas.

Tudo é importante e urgente…

Hoje em dia vive-se no modo do “tudo é importante e urgente” (e a ideia errada de que se é urgente é necessariamente importante mas isso é assunto para outro artigo). A ideia de que “tudo é importante e urgente” deixa muita gente sem energia e foco para investir tempo em coisas que, não sendo urgentes, são importantes.

É curioso reconhecermos que quando operamos no modo “importante e urgente” estamos no modo REAGIR: reagimos a problemas e imprevistos, respondemos rapidamente para cumprir prazos e reagimos a emails e telefonemas que precisam de resposta rápida.

Em geral são atividades que precisamos de fazer rapidamente e bem. Por outro lado, se não lhes conseguimos dar resposta, devemos:

  • clarificar prazos (sim, nem sempre o urgente ou para ontem é real, muitas vezes é um desejo de outros até para eles próprios tirarem isso das suas preocupações)
  • renegociar prazos e gerir expetativas. Muitas vezes é melhor assumir conscientemente […]

Porque é a função de diretor de obra difícil…

Muitos dos meus clientes são engenheiros e reconheço que, devido à natureza da função, em particular os diretores de obra são uma das funções da Engenharia em Portugal que enfrenta maiores dificuldades em conseguir responder aos objetivos dos projetos e simultaneamente manter um equilíbrio nas várias dimensões da sua vida. Neste artigo, vou falar sobre isso.

Comecei por tomar consciência desta realidade já há alguns anos no papel de cliente quando construí uma casa e, nos últimos anos, trabalhando com vários diretores de obra no âmbito de cursos e programas de coaching.

Por isso, nos últimos meses, tenho pensado sobre como posso ajudar especificamente este grupo de profissionais. A solução não passa só por capacitá-los em melhores estratégias de gestão de tempo porque as necessidades são bem mais profundas e, inclusive, algumas refletem problemas estruturais e culturais do mercado onde operam.

Quando a ideia de fazer um programa de treino direcionado a diretores de obra começou a surgir, senti a necessidade de consolidar a minha perceção das necessidades destes profissionais e por isso, além de um questionário online, falei com vários diretores de obra, diretores de produção e fiscais.

Comecei por pensar que a maior necessidade estava essencialmente relacionada com a gestão de […]