Como uso a minha agenda

Há dias encontrei “a minha agenda” de 1986. Quem é desta época talvez se lembre destas agendas com propostas de atividades semanais para os mais pequenos e até da música da publicidade (“para o natal, de presente, …). Deliciei-me a ler os meus registos do que tinha feito :).

Hoje em dia, para mim a minha agenda é o centro do meu processo de organização e planeamento. Às vezes perguntam-me como a uso e por isso hoje vou falar da minha experiência pessoal.

Esta estrutura funciona para mim neste momento. Não quer dizer que no futuro não precise de fazer alterações. E esta mensagem é muito importante. Não existe uma solução que funcione para toda a gente. O essencial é cada um ir experimentando até encontrar uma solução que lhe permita controlar os seus compromissos e responsabilidades e ao mesmo tempo ter noção do tempo que tem disponível e como se pode comprometer.

Usar ou não agenda

De tudo o que tenho observado, comigo e com outras pessoas, a utilização de uma agenda de um modo consistente é uma solução importante para uma boa organização pessoal e gestão de tempo.

Há pessoas que não têm agenda e até se orgulham disso dizendo que conseguem lembrar-se de […]

Duas estratégias para gerir expetativas

Há pequenas coisas que podemos fazer num determinado momento que, gerindo a pressa e ansiedade das pessoas que nos contactam, nos vão poupar tempo, interrupções e clarificações no futuro.

Gestão de expetativas no email

Há uma coisa muito simples que tenho observado que, se algumas pessoas com quem comunico fizessem, evitariam mais emails (meus) e telefonemas (meus)…e provavelmente de outras pessoas.

Já lhe aconteceu receber um email com uma pergunta e não poder responder logo porque não tem informação, não tomou uma decisão, precisa de feedback de alguém, precisa de fazer algo, etc.?

Por vezes sabemos que precisamos de responder a esse email e até quando o vamos fazer mas a pessoa que o enviou não adivinha se o lemos, se estamos a fazer algo e precisa de resposta. Como não tem resposta, vai voltar a enviar o email, vai telefonar, vai fazer o que está ao seu alcance para garantir que tem a resposta que precisa…e isso vai-nos fazer perder mais tempo.

Provavelmente essa pessoa deixaria de tentar obter resposta se soubesse que não está esquecido. Por isso, às vezes basta responder rapidamente ao email a dizer “respondo até ao fim da semana”, “deixe-me pensar sobre isto melhor”, “assim que tiver a informação […]

Para arrumar e encontrar os emails no Gmail

Algumas pessoas perguntam-me como arrumar os emails e andam a lutar com isto há algum tempo porque cada vez têm mais emails.

O Gmail em particular tem um conceito que gosto bastante: os emails podem ser “arrumados” usando os marcadores em vez de pastas. A diferença mais significativa é que quando arruma um email numa pasta é aí que ele fica, é quase como a arrumação de papeis fisicamente. É fisicamente impossível estar em dois lugares ao mesmo tempo. No Gmail, um email pode ter mais do que um marcador, ou seja, “estar” em dois sítios ao mesmo tempo, alargando a classificação e arrumação para outra dimensão.

Mas não é sobre isso que quero falar. O objetivo de arrumar os emails é poder encontrá-los mais facilmente. Se não precisasse de o fazer, não os arrumava certo? Vá, há algumas pessoas que os querem arrumar porque ficam “nervosas” de estar ali tudo ao monte…mas em geral, o objetivo de os arrumar é poder encontrar a informação no futuro.

E esta ideia é muito importante. Nós não arrumamos, arquivamos, pelo prazer de o fazer mas sempre com um objetivo: encontrar mais facilmente no futuro.

Ora hoje em dia, a tecnologia permite-nos cada vez mais facilmente […]

Precisa de uma ajudinha para resistir a tentações online?

Um dos maiores obstáculos que muitos dos meus clientes enfrentam quando se querem concentrar no trabalho são eles mesmos e aquela vontade de ir só ali, à net, às notícias, às redes sociais, ao email…são só 5 minutos…só que nunca são 5 minutos. 🙂

Não estou a dizer que não o deve fazer só que, se esse comportamento acontece muitas vezes por dia, provavelmente está a ser pouco produtivo e a perder tempo que poderia usar para outras coisas.

Muitos tomam a decisão de, por exemplo, não irem a estes “sítios” durante um período do dia, só que é cansativo resistir à tentação e por vezes não conseguem.

Por isso existem várias aplicações disponíveis para nos darem uma ajudinha. Estas aplicações, que podem ser usadas no computador ou no tablet/telemóvel, permitem, por exemplo, limitar o tempo que passa em determinados sites e/ou bloquear o acesso aos mesmos durante o dia ou dentro de um certo horário. Para os dispositivos móveis pode dar indicação que não quer ser incomodado pelas notificações.

Confesso que não fiz uma pesquisa exaustiva, mas deixo-lhe aqui algumas sugestões. Se recomendar outras, envie-me uma mensagem.

Extensões para o Chrome

Block site: Permite bloquear sites específicos e definir vários […]

Faz reuniões para aquecer? Dicas para reuniões produtivas

Hoje reciclo um artigo num novo formato. Descubra se as suas reuniões são produtivas (ou são só para aquecer) e como melhorá-las.

Como guardar conteúdos para ler/ver mais tarde

Cada vez nos chega mais informação (artigos, vídeos) que gostariamos de ler ou ver mais tarde. Muitas vezes guardamos o link ou deixamos a página aberta mas por vezes gostariamos de ler ou ver o vídeo noutra altura e noutro sítio (por exemplo em casa ou no tablet). Há várias ferramentas muito práticas para guardar as coisas que queremos ler ou ver mais tarde.

Há tempos aconselhei o Pocket e hoje atualizo este artigo com outra ferramenta, o Instanpaper, que estou a usar atualmente.

Ambas permitem:

  • guardar uma lista de links para ler/ver mais tarde. Imagine que lhe enviam um link, encontra algo na internet ou alguém partilha um vídeo no facebook que quer ver. Basta um clique num botão no seu browser (precisa de instalar uma extensão) e, sem esforço, esse conteúdo é guardado na sua conta do Pocket ou Instapaper. Depois, quando quiser, noutro computador ou dispositivo, acede à sua conta e lê ou assiste aos vídeos.
  • ler offline, por exemplo no seu telemóvel ou tablet.
  • ler numa janela “limpa”, sem distrações, só com o texto.

Pocket

Os dois pontos fortes do Pocket são ser grátis e permitir associar mais do que uma etiqueta/tag a cada artigo.

pocket-1

Comece por criar uma conta aqui: […]

Outlook: como guardar os seus emails, calendários, contactos e tarefas

Caso não tenha a sua informação do Outlook disponível online, provavelmente já pensou em como fazer backup do seu email, calendário, tarefas e contactos. Um aluno do curso Online “Outlook para profissionais ocupados” perguntou-me como podia salvar toda a informação do Outlook e neste artigo explico como exportar e importar o “seu Outlook”.

Passo 1: exportar a informação

Comece exportar um ficheiro que reúna toda a informação que tem no seu Outlook

Vá ao separador Ficheiro e escolha Opções.

Na opção Avançadas, escolha Exportar.

Deve agora indicar que quer exportar para um ficheiro, em particular do formato pst que será facilmente lido pelo Outlook.

Garanta que escolhe Ficheiro de Dados do Outlook para exportar emails, calendário, contactos e tarefas. Caso só queira exportar um destes ítens, indique-o.

Lembre-se de deixar seleccionado Incluir Subpastas para que por exemplo os emails que estão organizados por […]

50GB de backup grátis na nuvem (solução alternativa à dropbox e googledrive)

No artigo Socorro estou sem computador: quando fazer backup já não é suficiente aconselhei o uso da Dropbox ou GoogleDrive para manter na nuvem um backup em tempo real dos ficheiros em que está a trabalhar.

Entretanto, na revista da DECO, descobri uma alternativa a estas duas soluções com muitas vantagens. Chama-se MEGA e aconselho vivamente porque:

  • Oferece 50 GB grátis. Se necessita de maior capacidade de armazenamento pode optar pelos planos pagos. Se optar pelos planos pagos, dependendo da quantidade de armazenamento que necessita, a Google Drive pode sair mais em conta. Avalie.
  • Esta é uma das minhas características favoritas: permite escolher quais as pastas a sincronizar, onde quer que estejam. A Dropbox ou o GoogleDrive estão limitadas a sincronizar todo o conteúdo de uma só pasta, ou seja, forçam que a sua organização de pastas se desenrole no nível abaixo da pasta da Dropbox ou GoogleDrive. Imagine no entanto, que tem a sua estrutura de pastas no seu computador e só quer manter sincronizadas algumas pastas ou subpastas, por exemplo aquelas que atualiza com mais frequência. Com a solução MEGA basta escolher quais as pastas que quer sincronizar, estejam onde estiverem, mantendo a estrutura de pastas […]

2 dicas para validar as fórmulas do seu Excel

Tenho observado que nem toda a gente que usa o Excel conhece estas duas dicas simples que permitem perceber rapidamente quais as células envolvidas numa fórmula ou onde é que o valor de uma célula está a ser usado.  Veja o pequeno tutorial que criei para explicar como pode fazer.

Duas ferramentas para alimentar a criatividade e resolução de problemas

Sempre que preciso de ter novas ideias ou encontrar soluções para algum desafio, sinto que ficar sentada à frente do computador me bloqueia. É como se a postura do dia-a-dia me limitasse a capacidade de ter novas ideias, criar um novo fluxo de pensamento.

Para dar a mensagem a mim mesma de que “agora é momento para algo novo”, quebro este ciclo e sempre que posso vou para outro lugar, como se o estar/fazer diferente me permitissem também pensar diferente. Às vezes basta sair da secretária. Noutras preciso de um cenário totalmente diferente.

Neste processo, ajuda-me escrever, rabiscar, desenhar para organizar as minhas ideias. E como as ideias vão crescendo, transformando-se, preciso de apagar, voltar a escrever, olhar para o problema de outra maneira.

Recentemente encontrei duas ferramentas que me ajudam nesse processo e que têm por base o conceito do quadro branco. Para muitos o quadro branco das salas de reuniões sustenta processos altamente criativos. Como nem sempre temos acesso a esse quadro branco, há duas outras soluções que nos trazem flexibilidade. Ambas permitem escrever e apagar sem esforço.

Caderno Ecookbook

ecobookCaderno, em vários tamanhos, feito de um material onde pode escrever e apagar as vezes […]