Outlook: como guardar os seus emails, calendários, contactos e tarefas

Caso não tenha a sua informação do Outlook disponível online, provavelmente já pensou em como fazer backup do seu email, calendário, tarefas e contactos. Um aluno do curso Online “Outlook para profissionais ocupados” perguntou-me como podia salvar toda a informação do Outlook e neste artigo explico como exportar e importar o “seu Outlook”.

Passo 1: exportar a informação

Comece exportar um ficheiro que reúna toda a informação que tem no seu Outlook

Vá ao separador Ficheiro e escolha Opções.

Na opção Avançadas, escolha Exportar.

Deve agora indicar que quer exportar para um ficheiro, em particular do formato pst que será facilmente lido pelo Outlook.

Garanta que escolhe Ficheiro de Dados do Outlook para exportar emails, calendário, contactos e tarefas. Caso só queira exportar um destes ítens, indique-o.

Lembre-se de deixar seleccionado Incluir Subpastas para que por exemplo os emails que estão organizados por […]

50GB de backup grátis na nuvem (solução alternativa à dropbox e googledrive)

No artigo Socorro estou sem computador: quando fazer backup já não é suficiente aconselhei o uso da Dropbox ou GoogleDrive para manter na nuvem um backup em tempo real dos ficheiros em que está a trabalhar.

Entretanto, na revista da DECO, descobri uma alternativa a estas duas soluções com muitas vantagens. Chama-se MEGA e aconselho vivamente porque:

  • Oferece 50 GB grátis. Se necessita de maior capacidade de armazenamento pode optar pelos planos pagos. Se optar pelos planos pagos, dependendo da quantidade de armazenamento que necessita, a Google Drive pode sair mais em conta. Avalie.
  • Esta é uma das minhas características favoritas: permite escolher quais as pastas a sincronizar, onde quer que estejam. A Dropbox ou o GoogleDrive estão limitadas a sincronizar todo o conteúdo de uma só pasta, ou seja, forçam que a sua organização de pastas se desenrole no nível abaixo da pasta da Dropbox ou GoogleDrive. Imagine no entanto, que tem a sua estrutura de pastas no seu computador e só quer manter sincronizadas algumas pastas ou subpastas, por exemplo aquelas que atualiza com mais frequência. Com a solução MEGA basta escolher quais as pastas que quer sincronizar, estejam onde estiverem, mantendo a estrutura de pastas […]

A minha escolha de leitor de e-books para Android (e outras dicas para quem lê no tablet)

Há muito que me rendi aos livros eletrónicos, apesar de gostar da relação com os livros “físicos”.

Gosto de ler. Desde pequena que os livros que iam para férias não se mediam em número mas em quilos. Antes de começar a ler um livro tinha um ritual: gostava de cheirar o livro, ver a contracapa, espreitar por dentro, fazer pprrrrrr com as folhas, agarrá-lo. Conclui-se aqui que sou daquelas pessoas que tem um apego ao objeto físico…até lhe ponho o nome para ele saber que é MEU!

Comecei a ler livros eletrónicos utilizando o Kindle (leitor da amazon). Apesar de não ter os benefícios do livro físico, tinha outros que me agradam:

  • Disponibilidade imediata do livro: se tenho interesse posso comprá-lo online e tê-lo de imediato para ler.
  • Poder trazer vários livros comigo sem peso, especialmente útil quando estou fora;
  • Poder sublinhar e tirar notas o que é muito útil para livros técnicos;
  • Aceder ao significado de alguma palavra desconhecida em livros em inglês.

Recentemente comecei a querer também ler no tablet (android) o que me levou a procurar um leitor de livros eletrónicos que respondesse às minhas necessidades. Testei vários numa tarde longa e decidi […]

Software para aumentar a concentração

O FocusBooster permite aplicar a técnica do tomate para os especialistas que sabem que multitasking não vale a pena. Para saber mais faça download do white paper seguite.

 

Esta técnica é inspirada nos cronómetros de cozinha em forma de tomate e consiste em focar-se numa tarefa durante 25 minutos e fazer um intervalo nos 5 minutos seguintes. Ao fim de 4 “tomates” faz-se um intervalo maior de 15 a 20 minutos.

Ajuste esta técnica a como for mais adequado para si (por exemplo mais tempo de foco). A ideia é que durante o tempo que definiu não faça mais nada além da tarefa que se propôs fazer. Ver o tempo a contar vai ajudá-lo a resistir à tentação das interrupções internas.

O Focus Booster permite-lhe contabilizar o tempo e definir o seu tempo e foco e de intervalo. A versão atualmente disponibilizada tem muito bom aspeto e funcionalidades como registo e relatórios do tempo e é paga.

A versão aqui disponibilizada é uma versão mais antiga, grátis e que serve perfeitamente para quem só quer um cronómetro para contar o tempo de foco e intervalo.

 

Depois de instalar siga as instruções seguintes para configurar a aplicação.

Aceda às configurações

Não está muito visível o […]

2 dicas para validar as fórmulas do seu Excel

Tenho observado que nem toda a gente que usa o Excel conhece estas duas dicas simples que permitem perceber rapidamente quais as células envolvidas numa fórmula ou onde é que o valor de uma célula está a ser usado.  Veja o pequeno tutorial que criei para explicar como pode fazer.

Mudar ou não mudar para o Windows 10: benefícios, riscos e como lidar com estes

Se usa o Windows 7, 8 ou 8.1 já lhe deve ter aparecido uma notificação para instalar o Windows 10. Eu andava a adiar…

Embora não estivesse satisfeita com o Windows 8.1, tinha observado uma melhoria de performance enorme quando o instalei. Além disso, não gosto de instalar logo novas versões para não ter que lidar com os erros e os programas não estarem ainda a funcionar plenamente. Prefiro que os problemas sejam identificados, corrigidos e quando as versões estão estáveis, aí sim, usar! Também tinha lido algumas questões relativas à privacidade no uso do Windows 10 que me deixaram desconfiada.

Entretanto ao trocar de computador, vi-me obrigada a passar para o Windows 10 e estou bastante satisfeita.

Finalmente conseguiram tirar partido de algumas boas ideias do Windows 8.1 e resolveram o que não estava a funcionar.

O que me agrada

Do ponto de vista de utilização agradam-me várias coisas.

O Super menu iniciar que mistura o conceito do menu iniciar das versões 7 e anteriores com a vista das aplicações em tela totalmente personalizável. Esta vista de aplicações permite aceder rapidamente aos programas que se utilizam mais e deixar de ter atalhos no desktop ou a barra inferior cheia de ícones.

[…]

Usa o Outlook e quer escrever mais rápido?

Com alguma frequência envia emails com texto semelhante (seja o conteúdo todo do email ou só uma parte)? Por exemplo mensagens em que tem que inserir uma morada, dados de faturação, instruções para alguém fazer algo, ou um email completo com indicação de informação pedida?

Se esta é a sua realidade, pode usar o Outlook para não estar sempre a escrever o mesmo texto e ganhar algum tempo reutilizando aquilo que no Outlook é chamado de peças rápidas, ou seja, textos que pode guardar e utilizar sempre que quiser…rapidamente!

Como criar uma peça rápida

Comece por criar um novo email e escrever o texto que quer guardar para utilizar mais tarde. Siga as instruções abaixo para salvar esse texto para reutilizar mais tarde como uma peça rápida.

Note que estes pedaços de texto estarão disponíveis em todos os itens do Outlook, ou seja, se aceder ao separador Inserir por exemplo num evento ou tarefa poderá também incluir este texto ou criar um novo texto.

14.1. criar peça rapida

Como usar o texto que guardou na forma de uma peça rápida

Vamos agora ver como usar os textos/peças rápidas que criou. Crie um novo email.

14.2.usar <a href=[…]

Outlook: não encontra o email que precisa?

À medida que o tempo passa, o Outlook começa a agregar muita informação e por vezes precisa de encontrar algo como um email que recebeu ou enviou no passado. O Outlook oferece uma poderosa capacidade de pesquisa nos seus registos o que o pode ajudar a encontrar o que precisa sem ter muito trabalho por exemplo a organizar os emails.

Por vezes alguns dos meus clientes referem que o Outlook não retorna a informação que precisam e que sabem que existe. Por isso acabam ou por deixar todos os emails na caixa de entrada ou usar uma estrutura de pastas complexas.

O Outlook pode não estar a conseguir encontrar o que precisam por exemplo por não estarem a tirar partido do potencial de pesquisa do Outlook ou não estarem por exemplo a fazerem a pesquisa em todas as pastas.

barra-de-pesquisas outlook

Assim que clica (1) na barra de pesquisa ao pé da sua lista de emails, um novo separador chamado Procurar (2) aparece.

Este separador permite-lhe fazer pesquisas muito mais refinadas como por exemplo procurar pelo email de uma pessoa em particular, numa determinada altura, etc. Há medida que vai clicando em cada um dos […]

Cursos Online: Outlook para profissionais

Usa o Outlook profissionalmente? Se sim, talvez se identifique com esta história e o possa ajudar.

Eu comecei a usar o Outlook há cerca de 10 anos. No início tudo corria bem até que a complexidade do trabalho foi crescendo.

Houve dias em que achei que o meu trabalho era ver emails. Alguns não conseguia ler. Outros importantes ficavam perdidos sem resposta.

Resolvi ir procurar soluções. Li vários livros, descobri muita coisa, umas úteis, outras nem tanto, experimentei várias estratégias e comecei a dominar o Outlook…em vez de ser dominada por ele!

Isso trouxe-me uma maior produtividade e também uma maior serenidade: as coisas estavam controladas, tinha um sistema que me estava a ajudar a ser confiável, a não deixar pontas soltas.

Talvez conheça parte desta história, talvez o dia-a-dia agitado a lidar com tarefas e emails seja também a SUA HISTÓRIA.

Tenho conhecido muita gente que vive esta história todos os dias.

Por isso criei uma solução para quem vive esta história. Criei um curso online onde mostro como pode tirar partido do Outlook para realizar boas práticas de gestão de tempo e gestão de email … sem ter que fazer o percurso todo que eu fiz.

Vou mostrar as abordagens que fazem diferença. […]

Como escrever rapidamente: escrita manual que funciona (Android)

Descobri há algum tempo esta aplicação que permite escrever manualmente no tablet ou telemóvel com sistema operativo Android. Mesmo com uma caligrafia difícil, a aplicação reconhece as palavras e assim escreve-se muito mais rapidamente (até com acentos)!

Funciona em todos os programas como no envio de emails, sms, tirar notas, calendário, etc.

No vídeo mostro-lhe como funciona e como deve configurar a aplicação depois de instalar.

Tem também a possibilidade de escrita em modo ditado que funciona muito bem em português!

Definitivamente mudou o modo como interajo com estes dispositivos!