Não é por usarmos apps ou ferramentas informáticas que vamos ser mais organizados ou gerirmos melhor o tempo. Estas ferramentas podem-nos ajudar muito mas precisam de ser capazes de se adaptar às nossas necessidades e, principalmente, estarem integradas na nossa rotina em que as usamos consistentemente. Usar estas ferramentas não é, por si só, condição para que tenhamos resultados.

No entanto, hoje em dia podemos facilitar muito a nossa vida com o uso inteligente destas ferramentas e o “smart phone” é uma delas.

Hoje deixo algumas indicações especialmente úteis a diretores de obra ou outros profissionais que têm a necessidade de comunicar onde quer que estejam e são muito solicitados telefonicamente.

A escolha do telemóvel

Se o telemóvel estiver ligado à internet, além de lhe permitir estar ligado ao email e à sua agenda digital, permite aceder a ficheiros (se os tiver armazenados na nuvem) e à sua aplicação de gestão de tarefas (que aconselho vivamente a que seja digital e integrada no telemóvel).

É importante no entanto que o telemóvel tenha dimensão suficiente para que seja fácil visualizar a informação. Telemóveis muito pequenos dificultam por exemplo visualizar a agenda ou ler algum documento.

Aconselho a que quando trocar de telemóvel considere os seguintes fatores na sua escolha:

• Dimensão do telemóvel. Vá a uma loja e experimente várias dimensões (experimente escrever, ver o email, ver a agenda, abrir documentos). Pela minha experiência, a dimensão mínima é 5 polegadas mas deve avaliar por si.
• Autonomia da bateria. É importante que a bateria lhe permita andar pelo menos todo o dia sem se preocupar que está a ficar sem carga.
• Capacidade em disco para guardar documentos e fotos. Escolha um telemóvel que tenha, além da memória interna do telemóvel, a possibilidade de ter um cartão de memória.
• Memória Ram e armazenamento interno alto para que o telemóvel não fique muito lento e sem espaço para instalar aplicações ao fim de pouco tempo.

Sugestão: opte por ter um número de telefone profissional e outro pessoal para que se possa desligar o profissional. Há telefones que permitem ter 2 cartões sim (Dual sim) para não ter que ter 2 telemóveis.

Aplicação Autoresponder (para enviar sms automáticos quando não pode atender)

Autoresponder (Android)

Sim, porque o diretor de obra não tem sempre que atender o telefone.

Esta aplicação permite gerir expetativas de quem lhe liga enviando sms automáticas quando lhe ligam e não pode atender. Pode criar uma mensagem pré-definida e quando quer, ativa o modo “não posso atender”, o telemóvel fica sem som e quem liga recebe a sms que pré-definiu.

Também permite definir períodos para a resposta automática (por exemplo, todos os dias das 10:00 às 13:00.)

Depois de instalar explore os widgets para, além do atalho para a app, poder adicionar um atalho/botão on-off na sua página principal o que torna muito simples a ativação do modo “não posso atender” e permite visualizar se este está ou não ativo.

Call reminder

Esta aplicação para android permite lembrá-lo de realizar as chamadas que precisa de fazer em vários cenários:

Cenário 1: alguém lhe liga, não ouve a chamada e não dá pela notificação. Os dias passam e não retornou uma chamada que era importante. A app cria uma notificação no topo para que crie um lembrete para ligar de volta.

Cenário 2: liga a alguém que não atende e quer lembrar-se de voltar a ligar mais tarde. A app permite-lhe criar um lembrete para ligar de novo mais tarde.

Cenário 3: liga a alguém que atende e lhe pede para voltar a ligar a uma determinada hora. A app permite-lhe criar um lembrete para essa hora após desligar a chamada.

Cenário 4: quer criar uma lista de números para ligar num determinado dia. A app permite-lhe criar uma lista de chamadas.

Pode adicionar notas aos lembretes registando por exemplo o que precisa de falar.

Espreite aqui as amostras de ecrã no site da app e explore as configurações. Esta app tem uma versão grátis e uma paga de poucos euros em que várias funcionalidades estão desbloqueadas. Se faz muitos telefonemas pode valer a pena o pequeno custo.

Aplicação Syncme (saiba quem ligou)

Syncme (android e ios)

Caso não tenha o número de telefone de quem lhe liga no seu telemóvel, se estiver ligado à internet, esta app identifica o nome da pessoa pesquisando pelo número nas redes sociais e internet.

Vai-lhe aparece o nome da pessoa ou se é spam. Esta app é grátis e existe para android e iphone.

Auriculares

Usar auriculares quando fala ao telemóvel tem a vantagem de:

• lhe deixar as mãos livres para poder escrever (nem pense em terminar um telefonema e reunião sem registar o que precisa de fazer ou aguarda que outros façam);
  • Boa prática: quando alguém lhe liga a pedir algo, peça-lhes que lhe enviem de seguida um email com essa informação indicando que no momento não pode tomar nota.
• não cansar o braço;
• nem vou falar sobre a possibilidade de aumento de probabilidade de cancro com o uso do telemóvel já que não tenho dados suficientes sobre essa hipótese que é defendida por vários cientistas.

Aconselho o uso de auricular com fio em vez da solução sem fios já que assim não precisa de se preocupar em carregar a bateria do auricular e não gasta bateria do telemóvel por ter por exemplo o bluetooth ligado.

Dica extra para que não fique sem bateria no telemóvel: tenha sempre um cabo para carregar o telemóvel no carro e se possível um Power Bank (um dispositivo que lhe permite carregar o telemóvel quando não o pode ligar à tomada ou ao carro).

Outras apps úteis

• Epark (se está em Lisboa): app da Emel para pagar o estacionamento. Útil especialmente para poder pôr mais uns minutos quando se vai demorar mais ou reduzir o tempo se se despachou mais depressa. Tudo isto sem ter que ir ao carro.
• Google maps: o programa de GPS da Google dá-lhe indicação em tempo real do trânsito e sugere-lhe caminhos mais rápidos.

Se usar outras, partilhe comigo. 🙂

Se quiser saber mais sobre o programa de treino para diretores de obra que estou a lançar, deixe o seu contacto aqui.